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Skalierbare Prozesse für Unternehmen durch Automatisierung

Aktualisiert am 30. April 2024 von Muhammed Bagriacik

Skalierbare Prozesse schaffen viele Vorteile in Ihrem Unternehmen. Wenn Sie beispielsweise Ihre Kundenorientierung stärken wollen, ist Skalierbarkeit ein wichtiges Kriterium für Ihren Erfolg. Denn skalierbare Workflows setzen wertvolle humane Ressourcen frei. Durch automatisierte Prozesse erhalten Ihre Mitarbeiter mehr Zeit für substanzielle Aufgaben, die Ihnen Umsätze einbringen. Somit steigen die Effizienz und letztendlich auch der Unternehmenserfolg.

Skalierbare Prozesse stehen im Einklang mit der Automatisierungstechnologie und dem Menschen als Mitarbeiter. Das macht ihren Erfolg aus. Die positiven Auswirkungen der Skalierbarkeit sind aber unter Umständen nicht von Dauer, wenn Sie das Monitoring vernachlässigen. Fehler können sich unbemerkt in jeden Prozess einschleichen. Erkennen Sie solche Vorgänge frühzeitig, können Sie die entsprechenden Stellschrauben problemlos nachjustieren. Sind Sie jedoch unachtsam, werden selbst kleine Fehler mit der Zeit zum nachhaltigen Problem.

Skalierbare Prozesse zu entwickeln und zu etablieren kann also nur der erste Schritt zum Erfolg sein. Die langfristige Aufrechterhaltung der Skalierbarkeit ist die eigentliche Herausforderung. Die meistern Sie einerseits durch Aufmerksamkeit und andererseits durch Überwachung. Darüber hinaus sollten Sie Ihre Mitarbeiter mit dem Skalierbarkeitsvirus impfen. Schaffen Sie in Ihrem Unternehmen eine Kultur, die skalierbare Prozesse in den Fokus stellt. Alle sind sich darüber bewusst, dass sie profitieren und lenken ihre Aufmerksamkeit auf das langfristige Funktionieren.

Noch viel Luft nach oben

Das Bewusstsein für die Bedeutung intelligenter Automatisierung wächst offenbar in unserem Land, wie Studien zeigen. Das Analystenhaus IDC hat in Kooperation mit weiteren Organisationen insgesamt 201 Entscheider aus deutschen Unternehmen zu diesem Thema befragt. Die Studie wollte den Stand der Geschäftsprozessautomatisierung in deutschen Unternehmen untersuchen. Zwar gaben mehr als zwei Drittel der Teilnehmer an, künftig auf Automatisierung setzen zu wollen, bei der tatsächlichen Umsetzung haben die Forscher jedoch noch viel Luft nach oben konstatiert. In ihrem Fazit sehen sie das Potenzial von Prozessautomatisierungen in der deutschen Unternehmenslandschaft nur punktuell ausgeschöpft. Gründe dafür sind laut den Befragten die Datenqualität und -verwaltung. Vor allem bei der Zusammenführung von Informationen aus unterschiedlichen Quellen sehen die Entscheider große Schwierigkeiten auf sich zukommen. Diese Herausforderung behindert offenbar häufig die praktische Umsetzung von Automatisierungsprojekten. Wenn Sie nicht auch in diese Falle tappen wollen, dann sollten Sie in ein leistungsfähiges CRM-System mit KI-Unterstützung investieren. Am besten lassen Sie sich eine unternehmensspezifische Lösung programmieren.

Skalieren durch Automatisierung

Wenn Sie Ihr Unternehmen skalieren wollen, ist Automatisierung ein wichtiges Thema für Sie. Skalierbare Prozessautomatisierung schafft höchstmögliche Effizienz auf allen Ebenen. Damit optimieren Sie nicht nur Ihr Zeitmanagement, sondern auch Ihre Kostensituation. Skalierbare Arbeitsabläufe sind für alle Abteilungen ein Gewinn, von der der Finanzverwaltung und der Buchhaltung über Vertrieb und Marketing bis hin zu Kundenservice und After Sales profitieren sämtliche Prozesse. Skalierbare Prozessoptimierung funktioniert in der Produktion genauso wie im Büro mit entsprechenden KI-Tools. Die wichtigste Herausforderung ist dabei, den Informationsfluss über alle Abteilungen hinweg am Laufen zu halten. Denn Kommunikation ist einer der kardinalen Punkte, wenn es um skalierbare Prozesse geht.

Automatisierung allein macht aber noch keine Skalierbarkeit. Skalierbare Workflows entstehen dabei nicht von selbst, wie die Analysten von HFS Research herausgefunden haben. In Zusammenarbeit mit dem weltweit tätigen Beratungsunternehmen KPMG International haben die Forscher untersucht, wie sich die Einführung intelligenter Automation auf Unternehmen auswirkt. Ihr Fazit: Die Erwartungen an KI zeigen eher eine exponentielle Kurve, während die praktische Anwendung sich tatsächlich nur linear entwickelt. Das bedeutet, Automatisierungstools einzusetzen reicht alleine nicht aus, die Prozesse müssen zusätzlich skaliert werden.

Dabei helfen folgende Schritte:

#1 Center of Excellence

Ein skalierbares Prozessdesign setzt eine kompetente Umsetzung voraus. Große Unternehmen sollten daher ein Kompetenzzentrum einrichten, dessen Team dafür zuständig ist, skalierbare Prozesse zu identifizieren und in die Praxis zu überführen. In kleineren Firmen reicht dafür ein Mitarbeiter aus, der als Koordinator auftritt. Denn ein skalierbares Workflow-Management muss nicht nur konzipiert, sondern auch überwacht werden. Darüber hinaus geht es um die Gewährleistung des abteilungsübergreifenden Kommunikationsflusses. Skalierbare Prozesse einzuführen ist nur der erste Schritt, ein skalierbares Prozessmanagement auf Dauer zu etablieren und aufrecht zu erhalten, ist die größere Herausforderung. Deshalb ist es von Vorteil, wenn es mindestens einen Ansprechpartner gibt, der für die skalierbare Prozesssteuerung verantwortlich ist. In Sachen theoretische Planung und praktische Umsetzung.

#2 Adäquate Software

Skalierbare Prozesstechnologie braucht KI-Lösungen, die zu den individuellen Anforderungen des Unternehmens passen. Eine wirkliche skalierbare Prozesseffizienz erreichen Sie nur, wenn Sie sich nicht darauf beschränken, Einzelprozesse zu automatisieren. Um skalierbare Workflows erreichen zu können, die über alle Abläufe hinweg funktionieren, brauchen Sie KI-Allrounder. Wenn Sie skalierbare Prozesse ganzheitlich rund um das gesamte Unternehmen etablieren wollen, ist zudem eine KI-Zentrale nötig. Dazu dient Ihnen ein CRM-System als Knotenpunkt, an dem alle Daten zusammenlaufen. Und von dem aus Informationen zur richtigen Zeit an die relevanten Stellen weiterverteilt werden. Diese Aufgabe kann nicht jede beliebige CRM-Software erfüllen. Denn Ihr Unternehmen stellt spezifische Anforderungen an den Informationsfluss und die damit verbundene skalierbare Prozessintegration. Für maximale Performance bei der Skalierung Ihrer Prozesse brauchen Sie also eine perfekt individualisierte Automatisierungs-Workflow-Plattform, die auf Ihre Gegebenheiten abgestimmt ist.

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#3 Mitarbeiter mitnehmen

Skalierbare Prozesse, die das Unternehmen voranbringen, benötigen die gesamte Manpower Ihres Unternehmens. Eine echte skalierbare Prozesseffektivität erreichen Sie deshalb nur, wenn Sie alle Mitarbeiter in den Skalierungsplan integrieren. Eine skalierbare Prozesslösung lebt von der Kombination aus Mensch und Maschine. Nur wenn künstliche und menschliche Intelligenz optimal zusammenarbeiten, kann maximale Skalierbarkeit entstehen. Wenn Automatisierungen anstehen, ist also ein effizientes Change Management gefragt, das alle Mitarbeiter mit ins Boot nimmt. Skepsis gegenüber KI-Anwendungen muss ausgeräumt, die Vorteile für jeden einzelnen Kollegen herausgestellt werden. Fundierte Schulungen sind in diesem Zusammenhang ein prioritäres Thema. Schärfen Sie das Bewusstsein Ihrer Mitarbeiter, sie werden sich in Zukunft mehr um die Kunden kümmern können und manuelle Aufgaben an die KI abgeben.

#4 Monitoring

Skalierbare Prozesse im Unternehmen zu etablieren ist eine Aufgabe, die niemals abgeschlossen sein wird. Denn die Überwachung der Abläufe und das Regulieren von Stellschrauben wird zu Ihrem Alltag gehören, wenn Sie Ihr Geschäft auf Dauer skalierbar behalten wollen. Ein skalierbares Prozessmonitoring ist eine nie endende Herausforderung. Skalierbare Prozessanalyse-Tools helfen Ihnen dabei und sorgen für permanente Performance auf höchster Effizienzebene. Überprüfen Sie ständig, welche Prozesse optimal ablaufen. Gibt es Abläufe, die hinter den Erwartungen zurückbleiben? Lassen sich im Unternehmen noch Bereiche finden, die nach zusätzlicher Automatisierung verlangen? Das sind wichtige Fragen, die sich immer wieder aufs Neue stellen.

Skalierbare Prozesse etablieren am Beispiel Beratung

Berater und Coaches verkaufen ihre Dienstleistung in der Regel pro Stunde, also Zeit gegen Geld. Skalierbare Lösungen sehen anders aus. Aber wie kann man das Modell optimieren? Aus solchen Beratungsleistungen skalierbare Prozesse zu generieren ist durchaus möglich. Transferieren Sie Ihre Expertise in eine Methode. Schritt für Schritt.

Methodik erkennen Untersuchen Sie die Art, wie Sie beraten. Erfassen Sie Ihre individuelle Methodik und zerlegen Sie Ihre Vorgehensweise in Einzelschritte. Das funktioniert selbst bei komplexen Abläufen. Schließlich folgt immer ein Schritt dem nächsten. Folgen Sie dem roten Faden Ihres Coachings und identifizieren Sie das Rückgrat Ihrer Dienstleistung. Untersuchen Sie die einzelnen Wirbel und finden Sie Schwachstellen und Übergänge, die sie optimieren oder vereinfachen können. Im besten Fall reduzieren Sie dabei Ihre gesamte Methodik auf das Optimum.
Standards schaffen Strukturieren Sie Ihren Beratungsprozess und standardisieren Sie die einzelnen Schritte. Denn im Grunde läuft jedes Coaching nach dem gleichen Plan ab. Identifizieren Sie die wesentlichen Themen und entwickeln Sie nach Ihrem methodischen Ansatz ein neues Produkt. Unabhängig von Ihren individuellen Beratungsleistungen können Sie dadurch zusätzliche, automatisierte Angebote generieren. Skalierbare Dienstleistungen.
Kernthemen finden Welche Inhalte sind geeignet für skalierbare Prozesse? Die Hauptthemen, mit denen sich (fast) alle Ihre Kunden beschäftigen, sind geradezu prädestiniert dazu, in digitale Produkte umgewandelt zu werden. Das jeweilige Thema können Sie aufgliedern und in Einzelschritten automatisieren.

 

Und so könnte die praktische Umsetzung aussehen:

#1 Beim Existenzgründungsberater

Sie coachen Existenzgründer und helfen ihnen durch die Startphase? Dann wissen Sie, dass Neugründer häufig mit der Kassenbuchführung hadern. Ein gutes Thema für einfache Kursinhalte, die Sie einmalig entwickeln und beispielsweise auf fachrelevanten Lernplattformen publizieren können. Und Ihren Kunden als zusätzliche Dienstleistung bereitstellen. Die aufbereiteten Basics der Kassenbuchführung können Sie in digitaler oder Printform sowie online anbieten.

#2 Beim Finanzierungsberater

Sie sind Unternehmensberater und stehen Ihren Kunden bei Finanzierungen zur Seite? Dann wissen Sie, dass Sie Ihre Mandanten auf kritische Bankgespräche akribisch vorbereiten müssen. Auch wenn Sie solche Gespräche als Berater persönlich begleiten, muss auch der Unternehmer selbst Rede und Antwort stehen können. Aus Erfahrung wissen Sie genau, wo hier die kritischen Punkte liegen. Aufgrund dieser Erfahrungswerte können Sie ein Trainingsprogramm für die Vorbereitung auf Bankgespräche entwickeln. Mit einem solchen Arbeitsbuch kann sich der Kunde selbst fit machen für die schwierige Situation. Dieses Feature lässt sich zusätzlich als eBook oder Online-Kurs verkaufen.

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#3 Beim Ingenieur

Wenn Sie als Ingenieur beratend tätig sind, dann haben Sie es immer wieder mit Anforderungen an neu zu entwickelnde Maschinen zu tun. Dazu wird normalerweise ein sogenanntes Lastenheft genutzt. Je komplexer die Aufgabe, desto mehr Zeit nimmt sie in Anspruch und desto kostenintensiver fällt sie aus. Diesen Aufwand können Sie verringern, wenn Sie sich ein standardisiertes Produkt erarbeiten, das die Erstellung des Lastenheftes beschleunigt. Mithilfe der Vorlage können Sie dann auch externe Mitarbeiter mit entsprechender Expertise zur Ausfertigung eines Lastenhefts einsetzen. Die dadurch frei werdende Ressource Zeit können Sie beispielsweise für die Akquise neuer Kunden nutzen.

Diese Beispiele zeigen, dass sich verschiedenste Prozesse standardisieren lassen und dadurch skalierbar werden. Die Fragen, die Sie sich bei jedem einzelnen Prozessschritt stellen müssen, lauten: Kann ich diesen Einzelschritt standardisieren? Kann ich einen Standardprozess daraus generieren? Gelingt das, sparen Sie Zeit ein und vergrößern gleichzeitig Ihren Umsatz.

Ihre Dienstleistung wird skalierbar, wenn Sie es schaffen, ein reproduzierbares Produkt daraus zu machen. Zusätzlich profitieren Sie durch den optimierten Kosten-Nutzen-Effekt von der sogenannten Hebelwirkung. Anstatt für einen fixen Stundenlohn zu arbeiten, erreichen Sie in kürzerer Zeit und bei geringerem Aufwand höhere Einnahmen.

Skalierbare Prozesse und Softwarelösungen

Ein skalierbares IT-System ist anpassungsfähig. Veränderungen bei erhöhten Workloads oder spezifischen Nutzeranforderungen bewältigt es schnell und unkompliziert. Die gesamte Architektur Ihrer IT muss dazu in der Lage sein, sich rasch an schwankende Bedingungen anzupassen. Eine skalierbare Website sollte beispielsweise immer optimal funktionieren, ob nun gerade Tausende von Besuchern darauf zugreifen oder nur ein paar wenige. Die Funktionalität darf sich für den einzelnen Nutzer dadurch nicht spürbar verändern.

Wenn es um skalierbare Prozesse geht, spielt moderne Technologie eine kardinale Rolle. Ob Sie einen Fertigungsbetrieb leiten und Ihre Produktionsprozesse automatisieren wollen oder ob Sie im Vertrieb tätig sind und Ihre Kundenkontakte optimieren möchten, ohne angepasste Softwarelösungen werden Sie früher oder später scheitern. Im Produktionsbereich, wenn es beispielsweise um Machine Learning oder Machine to Machine geht, sind sehr spezifische Systeme gefragt. Im Vertriebsbereich reicht Ihnen ein CRM als einzige Software aus. Aber auch in der Produktion können Sie auf diese Lösung als Ergänzung nicht verzichten. Und Sie sollten Ihr CRM-System nicht auf die Vertriebsabteilung beschränken. Denn seine Stärke liegt gerade in der Zusammenführung von Informationen. Damit der Kommunikationsfluss abteilungsübergreifend vonstattengehen kann.

Skalierbarkeitsmuster:

Vertikal

Bei der vertikalen Skalierung konzentriert man sich auf die Leistungsfähigkeit einer Komponente. Man erhöht beispielsweise die Serverleistung, um mehr Datenverkehr zu ermöglichen.

Vorteil: Einfache und kostengünstige Implementierung.
Nachteil: Einzelne Fehlerquelle, die erhebliche Ausfallzeiten erzeugen kann.

Horizontal

Bei der vertikalen Skalierung implementiert man weitere Ressourcen eines Typs ins System. Anstatt die Serverleistung zu erhöhen, würde man einen oder mehrere zusätzliche Server bereitstellen.

Vorteil: Größere Fehlertoleranz und geringere Ausfallrisiken
Nachteil: Höhere Kosten.

Fazit

Skalierbare Prozesse zu etablieren ist ein erfolgversprechendes Vorhaben. Dadurch entlasten Sie Ihre Mitarbeiter und erhöhen die Effizienz in Ihrem Unternehmen. Digitale Technologien und Automatisierungsmechanismen sind heute unverzichtbar, wenn Sie echte Skalierbarkeit anstreben. Eine skalierbare Prozessautomatisierung setzt Ressourcen frei und erhöht das Umsatzpotenzial. Nutzen Sie alle technologischen Möglichkeiten, die Ihre Skalierbarkeit verbessern könnten.

Im Mittelpunkt der Idealbedingungen für skalierbare Workflows sollte ein CRM-System stehen, das auf die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten ist. Denn Sie brauchen ein Zentrum, wo alle Informationen zusammenfließen und adäquat weiterverteilt werden. Skalierbare Prozesse sind vom reibungslosen Datenfluss abhängig, der nicht an den Abteilungsgrenzen haltmacht. Ein perfekt auf Ihr Unternehmen abgestimmtes CRM-System sorgt dafür, dass jede relevante Information zeitgerecht bei ihrem Empfänger landet.

Diese Skalierbarkeitsvoraussetzung möchten Sie auch zu Ihrer Verfügung haben? Dann informieren Sie sich umgehend über die individuelle Programmierung Ihrer spezifischen Unternehmenslösung.

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