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Prozessoptimierung für agile und effiziente Prozesse

Aktualisiert am 30. April 2024 von Muhammed Bagriacik

Sie haben das Gefühl, Ihr Vertrieb brauche mehr Effizienz? Dann müssen Sie Ihre Prozesse optimieren. Aber wie? Für die Prozessoptimierung Methoden zu finden, die punktgenau zu Ihrem Unternehmen passen, ist gar nicht so einfach. Aber machbar, wenn Sie die zur Verfügung stehenden Möglichkeiten gut kennen. Darüber hinaus gilt es, künstliche Intelligenz so geschickt zu nutzen, dass Ihnen daraus ein Wettbewerbsvorteil entsteht. Das ganz Paket verschlankt und beschleunigt Ihre Abläufe und bringt Ihren Vertrieb in Schwung.

Im Vertrieb dreht sich natürlich alles um die Kunden. Wenn Sie für Ihre Prozessoptimierung Methoden suchen, die Ihre Verkäufe in Schwung bringen, dann sollten Sie also vor allem auf Customer Centricity achten. Ansonsten können Sie Ihre Abläufe so rasant beschleunigen, wie Sie wollen, Ihr Vertrieb wird nicht davon profitieren. Klar, die Kunden von heute legen großen Wert auf Geschwindigkeit. Lässt man Interessenten zu lange warten, wandern sie rasch zum nächsten Anbieter ab. Denn die Auswahl ist ja groß in Zeiten des World Wide Web. Aber Schnelligkeit ist eben nicht alles. Ihre Prozessoptimierung sollte darüber hinaus zu besserer Kommunikation, zielgerichteterem Service, individuelleren Angeboten und einem perfektionierten After Sales Management führen.

Das Endziel von Prozessoptimierung und Methoden zur Beschleunigung von Abläufen ist also langfristige Kundenloyalität. Was könnte für einen erfolgsorientierten Vertrieb von größerer Bedeutung sein? Die hohe Relevanz des Projekts verlangt akribische Planung und die Erarbeitung einer ausgefeilten Strategie. Wählen Sie die Methoden mit Bedacht aus und setzen Sie den sorgfältig konzipierten Prozess Schritt für Schritt und taktisch klug in die Tat um. Langfristig wird Ihr Vertrieb dadurch nicht nur an Effektivität gewinnen, sondern im laufenden Geschäft auch Kosten und Zeit einsparen.

Strategien zur Prozessoptimierung als Methoden zur Mitarbeiterbindung

Die Optimierung von Vertriebsprozessen führt nicht nur zu einer besseren Kundenbindung, auch Ihre Mitarbeiter profitieren maßgeblich. Die Reduzierung manueller Abläufe und wiederkehrender monotoner Aufgaben bringt neben einer Prozessbeschleunigung auch einen Zuwachs an Zufriedenheit mit sich. Dennoch sind Menschen nun mal Gewohnheitstiere und Veränderungen werden nicht immer auf Anhieb willkommen geheißen. Eher ist mit Widerständen zu rechnen. Die Verantwortlichen wissen das, wie die Studie ‚the factlights‘ im Jahr 2020 herausgefunden hat. 53 Prozent der über 1.000 befragten Unternehmen gaben an, dass sie das Commitment der Belegschaft für maßgeblich erfolgsrelevant halten. Die Studie beschäftigt sich vor allem mit den digitalen Aspekten der Prozessoptimierung, die natürlich unabdingbar zum Projekt dazugehören. Und hier liegt auch eine große Chance für einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil, den Sie durch beschleunigte Abläufe gewinnen können. Denn über ein Viertel der befragten Studienteilnehmer hatten in ihrem Unternehmen noch keine Digitalisierungsstrategie. Finden Sie für Ihre Prozessoptimierung die besten Methoden heraus und nutzen Sie die Möglichkeiten der KI perfekt aus. Dann wird Ihr Vertrieb mit erfolgreichem Schwung durchstarten.

Was ist Prozessoptimierung, welche Methoden gibt es?

Unter Prozessoptimierung versteht man die Verbesserung von Abläufen. Geschäftsprozesse sind alle sich wiederholenden Vorgänge im Unternehmen. Bei der Optimierung spielt die Standardisierung eine kardinale Rolle, die heutzutage ohne digitale Hilfsmittel gar nicht mehr denkbar ist. Um die Ablauforganisation zu verbessern, müssen Sie also auch auf Automatisierung setzen. Eine Prozessoptimierung lässt sich im digitalen Zeitalter ohne die Zuhilfenahme von künstlicher Intelligenz kaum noch realisieren.

Prozessoptimierung: Methoden und Arten

#1 Prozesskostenanalyse

Wenn es um die verschiedenen Arten von Prozessoptimierung geht, gehört die Kostenanalyse von Abläufen zu den wichtigsten Aspekten des gesamten Projekts. Um Prozesse optimieren zu können, muss man die Defizite genau kennen. Da die Verbesserung auch eine Minimierung der Kosten anstrebt, ist eine dezidierte Analyse der Einsparmöglichkeiten erforderlich. Dazu dient beispielsweise die Erfassung von Kostendaten oder der Einsatz von Benchmarking.

Die Prozesskostenanalyse beantwortet folgende Fragen:

  • Welche Ressourcen nimmt ein Prozess in Anspruch?
  • Aus welchem Grund steigen Prozesskosten?
  • Worin bestehen die kostenverursachenden Aspekte?

#2 Prozessreengineering

Dabei geht es um eine radikale Umgestaltung von Prozessen. Man spricht auch von Business Process Reengineering (BPR) und meint die komplette Neuorganisation von Abläufen. Deren Ziel ist neben der Prozessoptimierung an sich auch eine maßgebliche Steigerung der Qualität. Der Gestaltungsveränderung muss natürlich eine akribische Analyse jedes einzelnen Prozessschritts vorangehen. Diese führt man am besten mit digitalen Mitteln durch.

Mit Prozessreengineering beantworten Sie folgende Fragen:

  • Welche Prozesse schaffen einen Mehrwert für die Kunden?
  • Welche Aspekte spielen dabei im Einzelnen zusammen?
  • Wie erreichen Prozesse eine konsequente Kundenorientierung?

#3 Lean Management

In diesem Fall wird eine Prozessoptimierung durch die Vermeidung von Verschwendung angestrebt. Es geht also in erster Linie um mehr Effizienz. Lean Management will eine verbesserte und zielgerichtetere Kundenausrichtung bei geringerem Einsatz von Ressourcen erreichen. Also eine Verschlankung der Prozesse mit gleichzeitiger Erhöhung der Qualität. Toyota hat es bereits im Jahr 1937 vorgemacht. Die kontinuierliche Verbesserung der Prozesse hat den Automobilkonzern nach einer schwerwiegenden Schieflage mit Lean Production wieder zum Erfolg geführt. Unter dem Stichwort ‚Kaizen‘ hat sich diese Vorgehensweise etabliert. Wesentlicher Bestandteil ist die Einbeziehung sämtlicher Mitarbeiter in die permanente Prozessoptimierung.

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Durch Lean Management können folgende Fragen beantwortet werden:

  • Wo werden Ressourcen verschwendet?
  • Welche Einsparungsmöglichkeiten bestehen?
  • Wie können die Mitarbeiter in die stetige Prozessoptimierung einbezogen werden?

Die wichtigsten Ziele von Prozessoptimierung

Die Ziele von Prozessoptimierung bestehen bei allen Methoden prinzipiell in der kontinuierlichen Verbesserung von Abläufen.

Effizienz Zur Steigerung der Effizienz müssen Aufgaben richtig erledigt werden. Verschlankte Prozesse führen zu schnelleren Abläufen bei geringerem Ressourceneinsatz.
Effektivität Dinge richtig zu machen, bringt höhere Effizienz ein, man muss aber auch die richtigen Dinge tun. Das heißt, man folgt einer ausgefeilten Strategie, die zu mehr Effektivität führt.
Qualität Prozessoptimierung will höhere Qualität erreichen, ohne dafür mehr Ressourcen einzusetzen.
Kosten Der Kosteneinsatz soll möglichst reduziert werden, wobei die Ergebnisse und der Output sich gleichzeitig verbessern sollen. Vermeidung von Verschwendung und höchstmögliche Effizienz führen zu Einsparungen.
Zeit Der Zeitfaktor ist ein wichtiger Aspekt der Prozessoptimierung. Durch eine Verkürzung der Durchlaufzeit werden Abläufe ohne Qualitätsverlust beschleunigt und verbessert.

Um diese Ziele erfolgreich umsetzen zu können, braucht es eine detaillierte Strategie, die Schritt für Schritt abgearbeitet wird. Die Berücksichtigung möglicher Fehlerquellen ist dabei von größter Bedeutung, um diese in jeder Projektphase von vornherein umgehen zu können.

Mögliche Fehler bei der Prozessoptimierung

Zur Prozessoptimierung gehört bei allen Methoden eine minutiöse Strategie, die unbedingt auch mögliche Risiken und Fehlerquellen mit einbeziehen muss.

Fehler bei der Prozessoptimierung können entstehen durch

  • lückenhafte Analyse der Ist-Prozesse.
  • fehlende Einbindung der Mitarbeiter.
  • unstrukturierte Umsetzung der Maßnahmen.

Die erfolgreiche Verwirklichung von Customer Centricity

Wie immer im Vertrieb geht es auch bei der Prozessoptimierung um die Kunden, welche durch entsprechende Maßnahmen noch fokussierter in den Mittelpunkt gerückt werden sollen. Sie profitieren von der erhöhten Effizienz durch maximierte Konzentration auf ihre Wünsche und Bedürfnisse. Bei der Prozessoptimierung zielen alle Methoden auf die Customer Centricity ab.

Mit diesen Schritten erreichen Unternehmen eine perfekte Kundenorientierung:

#1. Datenmanagement

Das digitale Zeitalter ist die Ära der Informationen. Beim heutigen Umgang mit Daten geht es nicht mehr um ein paar Fakten rund um die Kunden wie Namen und Position im Unternehmen. Der moderne Vertrieb hat es stattdessen mit Big Data Handling zu tun. Sie können online beinahe unendlich viele Informationen zu Ihren Zielkunden sammeln. Das ist der einfache Teil des Managements. Schwieriger wird es bei der Aufbereitung, Einordnung und Speicherung. Welche Daten sind relevant, welche weniger wichtig? Generierte Leads und die zugehörigen Informationen müssen qualifiziert werden. Von noch größerer Bedeutung ist die Aufzeichnung und Speicherung. Im Klartext: das Bereithalten von Daten. Denn was einmal abgelegt wurde, darf nicht in den Tiefen der Datenbank verschwinden, jedes Detail muss jederzeit wieder abrufbar sein. Zur richtigen Zeit am richtigen Ort und vom richtigen Mitarbeiter.

#2. Datenanalyse

Nicht nur vor dem ersten Kundenkontakt, sondern auch nach jedem weiteren müssen die gewonnenen Informationen akribisch analysiert werden. So entsteht mit der Zeit ein deutliches Bild von diesem Kunden. Dadurch können Sie eine gezielt bedürfnisorientierte Beratung realisieren. Nur so erreichen Sie eine durchgängig hohe Kundenzufriedenheit. Denn Ihre Kunden merken, wenn Sie deren Wünsche gut kennen und auch berücksichtigen. Sie werden ferner in die Lage versetzt, Gruppen zu segmentieren und Ihre Ansprache bei Mailings und ähnlichen Aktionen noch perfekter auf die Empfänger abzustimmen.

#3. Datenverteilung

Bei Ihren Analysen generieren Sie wertvolle Informationen. Diese Daten müssen an die entsprechenden Stellen weitergeleitet werden. Jeder Mitarbeiter, der mit einem bestimmten Kunden zu tun hat, muss neue Sachverhalte umgehend erfahren, die sich beispielsweise in einem aktuellen Gespräch ergeben haben. Ein wichtiger Faktor der Prozessoptimierung, denn die zuverlässige und gezielte Verteilung von Informationen gelingt nur mithilfe von künstlicher Intelligenz.

#4. Marktorientierung

Wenn Sie im Rahmen Ihrer Prozessoptimierung Methoden gefunden haben, sich noch gezielter an Ihren Kunden zu orientieren, ist das Projekt gelungen. Allerdings sollten Sie auch das Marktgeschehen nicht außer Acht lassen. Denn ein wichtiger Faktor des Vertriebserfolgs ist die Fähigkeit der flexiblen Reaktion auf neue Gegebenheiten. Sich verändernde Marktsituationen sollten Sie also sofort erkennen und umgehend handeln. Dafür müssen Sie den Wettbewerb ständig beobachten. Daraus können sich mitunter neue Chancen ergeben. Vielleicht ist die Gelegenheit günstig, neue Zielgruppen anzuvisieren? Oder sich neue Marktsegmente zu erschließen? Eventuell in weitere Länder zu expandieren?

Prozessoptimierung in die Praxis umgesetzt

Wie erreichen Sie nun aber die Ziele der Prozessoptimierung, welche Methoden setzen Ihre Strategie in die Praxis um? Mit der Entwicklung eines ausgefeilten Projektplans haben Sie die Theorie perfekt konzipiert. Wie gelingt die nicht weniger perfekte Umsetzung im Unternehmensalltag? Dafür brauchen Sie die Unterstützung intelligenter Tools.

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Um eine bedürfnisorientierte Kundenausrichtung erreichen zu können, benötigen Sie zuallererst ein leistungsfähiges CRM-System mit KI-Integration. Die Software gewährleistet ein perfektes Management der Kundendaten und stellt relevante Informationen immer und überall zur Verfügung, wo sie gerade gebraucht werden. Neues Datenmaterial wird umgehend an die betroffenen Stellen verteilt, sodass alle Mitarbeiter, die mit einem bestimmten Kunden zu tun haben, allzeit up to date sind.

Das Management von Kundendaten ist eine der wichtigsten Aufgaben im Vertrieb, wenn nicht die bedeutendste überhaupt. So wertvolle Informationen und deren Handling sollten Sie niemals dem Zufall überlassen. Oder einem zweitklassigen Tool. Natürlich können Sie sich irgendein CRM-System zulegen, das frei auf dem Markt verfügbar ist. Sie werden damit arbeiten können. Wenn Sie sich denn mit ‚second best‘ zufriedengeben wollen. Das bedeutet nicht, dass marktübliche Softwares nichts taugen. Ganz im Gegenteil. Sie funktionieren im lokalen Handwerksbetrieb genauso gut wie in der kleinen Werbeagentur oder beim weltweit agierenden Schraubenhersteller. Aber genau hierin liegt die Krux verborgen. Denn solche Softwares werden nach dem Motto ‚Eine für Alle‘ programmiert.

Die bestmögliche Lösung für Ihren individuellen Vertrieb können Sie damit also niemals bekommen. Denn die würde Ihre ganz eigenen Gegebenheiten und Bedürfnisse punktgenau bis ins Detail abbilden. So etwas gibt es doch gar nicht, meinen Sie? Dann sollten Sie sich besser informieren. Und das möglichst bald. Bevor es Ihre direkten Konkurrenten tun und sich damit den entscheidenden Wettbewerbsvorteil ihrer Prozessoptimierung verschaffen.

Tun Sie das lieber zuerst

Lassen Sie sich eine perfekt individualisierte Automatisierungs-Workflow-Plattform auf den Unternehmensleib schneidern. Ja, das gibt es. Und auch für Ihren Vertrieb führen wir eine passgenaue Programmierung durch. Ihre beste Lösung. Die für kein anderes Unternehmen so gut funktionieren würde wie für Ihres. Handeln Sie jetzt. Optimieren Sie Ihre Prozesse und holen Sie sich dafür das bestmögliche Tool. Ihr individuelles Vertriebstool. Der beste Zeitpunkt für die beste Lösung ist genau jetzt.

Fallstudie: Prozessoptimierung in einer Pharmafirma

Das kontinuierlich wachsende Unternehmen hatte einige Innovationen entwickelt und erfolgreich am Markt platziert. Dafür musste das Produktionsvolumen erhöht werden. Jetzt wollte man die Kapitalbindung reduzieren, bei gleichzeitiger Steigerung der Lieferkapazität. Zur Erreichung dieses Ziels war eine Prozessoptimierung nötig.

Prozessoptimierung: Methoden und Einzelschritte

Zunächst wurden alle Abläufe akribisch analysiert, um Optimierungspotenziale aufzudecken. Das Ziel bestand darin, Blindleistungen und Verschwendungen zu entlarven und auszumerzen. Schwerpunkte lagen dabei einerseits in der Lagerfertigung, andererseits aber auch in der Auftragsproduktion.

Dafür wurden folgende Schritte unternommen:

Durchläufe Es sollte Transparenz in allen Arbeitsprozessen geschaffen werden. Analyse und Dokumentation von Auffälligkeiten und Schwachstellen jedes Auftragsdurchlaufs stand am Anfang dieser Aufgabe.
Arbeitsplätze In Kooperation mit den beteiligten Mitarbeitern wurden die Vorgehensweisen und die Arbeitsinhalte beobachtet. So konnten die Abläufe an jedem einzelnen Arbeitsplatz bis ins Detail analysiert werden.
Zeitliche Ablaufbewertung Repräsentative Arbeitsplätze wurden für eine zeitliche Prozessbewertung herangezogen. Diese Schwerpunktarbeitsplätze untersuchte man auf Potenziale zur Optimierung von Fertigungs- und Montageabläufen. Unplanmäßige und unproduktive Zeitspannen wurden erfasst, deren Ursachen aufgedeckt.

Ergebnis

Die Prozessoptimierung brachte der Pharmafirma ein Einsparvolumen von 200.000 bis 250.000 Euro jährlich ein.

Fazit

Wenn es Ihrem Vertrieb an Effizienz mangelt, besteht Handlungsbedarf. Eine Prozessoptimierung stellt Methoden zur Verfügung, die Abhilfe schaffen können. Voraussetzung für ein erfolgreiches Projekt ist eine sorgfältig ausgearbeitete Strategie, die zu Ihren Geschäftsprozessen passt. Was Sie für die praktische Umsetzung vor allem brauchen, ist ein leistungsfähiges CRM-System mit KI-Integration. Automatisierte und standardisierte Abläufe verhelfen Ihnen nicht nur zu besserer Kundenorientierung, sondern optimieren auch die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter. In der Summe kann das zu maximalem Vertriebserfolg führen. Das bestmögliche Tool ist also in jedem Fall eine lohnende Investition.

Deshalb sollten Sie bei der Auswahl nicht auf ein zweitrangiges Marktprodukt zurückgreifen. Lassen Sie sich lieber eine individuelle Software programmieren, die punktgenau auf Ihre Vertriebsbedürfnisse abgestimmt wird. Damit können Sie Ihre einzigartigen Kunden so in den Mittelpunkt stellen, wie diese es verdient haben. Ganz abgesehen davon, dass es hierbei um Ihren Verdienst geht. Und zwar in barer Münze. Denn Ihr maximaler Vertriebserfolg hängt maßgeblich von Kunden ab, die sich wertgeschätzt fühlen. Und dadurch zu dauerhaften und loyalen Wiederholungskäufern werden.

Also warten Sie nicht mehr allzu lange. Starten Sie das Projekt ‚perfekt individualisierte Automatisierungs-Workflow-Plattform‘ mit einem Anruf, der Ihnen die erfolgversprechenden Möglichkeiten eröffnet. Warum nicht jetzt gleich?

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