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Arbeitsplatz optimieren und Top Ergebnisse erzielen

Aktualisiert am 21. Februar 2024 von Muhammed Bagriacik

Erfolg im Beruf ist nicht nur von Faktoren wie Fachkompetenz und Engagement abhängig, es gibt viel elementarere Aspekte, welche Effizienz und Produktivität beeinflussen. Die Arbeitsumgebung, in der ein Mensch den ganzen Tag lang tätig ist, wirkt sich maßgeblich auf die Ergebnisse seines Schaffens aus. Wenn Sie Ihre beruflichen Ziele erreichen wollen, ist es daher von immenser Bedeutung, dass Sie Ihren Arbeitsplatz optimieren und so die idealen Bedingungen für eine maximal produktive Tätigkeit schaffen. Wie das gelingen kann, lesen Sie jetzt und hier.

Der Industrieverband Büro und Arbeitswelt IBA führt regelmäßig repräsentative Befragungen durch, um die Situation deutscher Büroarbeitsplätze zu untersuchen. Dabei stellen die Forscher immer wieder fest, wie enorm wichtig Arbeitnehmern ihre Büroausstattung ist. Wer heute auf der Suche nach einem Job ist, wählt seinen neuen Arbeitgeber auch nach Kriterien wie Ergonomie und Kommunikationsmöglichkeiten aus, so die Studienergebnisse. Büro-Design und Arbeitsplatzgestaltung sind demnach wichtige Faktoren für Unternehmen, um sich im War for Talents zu bewähren. Optimierte Arbeitsplätze und hochqualifizierte Mitarbeiter sind das unschlagbare Tandem für Ihren Unternehmenserfolg.

Der IBA hat ermittelt, dass mehr als ein Drittel der befragten Beschäftigten nicht mit den Möglichkeiten des kommunikativen Austauschs in ihrer Arbeitsplatzumgebung zufrieden sind. Daraus resultieren wichtige Chancen für Unternehmen, sich durch beste Bedingungen von der Konkurrenz abzusetzen. Wenn Sie als Unternehmer einen Arbeitsplatz optimieren, sollten Sie also nicht nur die Ergonomie der Büromöbel in Betracht ziehen, sondern auch Kommunikationszonen schaffen. Und Ihren Mitarbeitern die bestmögliche Technologie für optimalen Informationsfluss bieten.

Muss ein Arbeitsplatz ‚schön‘ sein?

Wenn Sie Ihren eigenen Arbeitsplatz optimieren wollen oder die Arbeitsplatzausstattung Ihrer Mitarbeiter verbessern wollen, denken Sie wahrscheinlich zu allerletzt an Ästhetik. Es geht im Büro eher um ergonomische Möbel und technische Ausstattung als um ansprechendes Design. Der IBA hat jedoch herausgefunden, dass die Erwartungshaltung der Mitarbeiter solche Dinge durchaus einschließt. Denn rund 40 Prozent der Befragten gaben an, dass die optische Gestaltung Ihres Arbeitsplatzes zu wünschen übrig lässt. Und darunter leidet natürlich auch die Arbeitsplatzatmosphäre, welche einen nicht zu unterschätzenden Motivationsfaktor darstellt. Anstatt nur an sachliche Ausstattungsmerkmale zu denken, sollten Sie also eher eine Arbeitsplatzkultur schaffen, die auch weiche und ästhetische Faktoren berücksichtigt. Wohlfühlfaktoren für die Mitarbeiter. Denn wer sich wohl fühlt, der ist auch produktiver.

Arbeitsplatz optimieren und produktives Ambiente herstellen

Um effizient arbeiten zu können, muss der Mensch sich psychisch und physisch wohlfühlen. Ergonomische Büromöbel sorgen für gesundes Sitzen und beugen Verspannungen vor. Denn mit Schmerzen im Nacken telefoniert es sich nicht gut. Wer Verkaufsgespräche erfolgreich führen will, sollte sich nicht nur wohl, sondern auch frei beweglich fühlen. Verspannte Muskeln können zudem Kopfschmerzen hervorrufen. Und auch die sind für die Kundenkommunikation mehr als kontraproduktiv. Kunden bemerken solche gesundheitlichen Beeinträchtigungen ihrer Gesprächspartner sofort. Vertrauensbildung wird dadurch wesentlich erschwert.

Wenn Sie ihren Arbeitsplatz optimieren, schaffen Sie für die Vertriebsmitarbeiter die idealen Verkaufsbedingungen. Gesunde und produktive Mitarbeiter mehren dann Ihren Unternehmensgewinn und fühlen sich auch noch wohl dabei.

Diese Kriterien sorgen für Arbeitsplatzproduktivität:

#1 Optimal eingestellter Bürostuhl

Wenn Sie einen Arbeitsplatz optimieren wollen, ist der Bürostuhl ein wichtiges Element für die gesunde Körperhaltung. Diese kann jeder Mitarbeiter für sich selbst individuell optimieren, indem er seinen Stuhl richtig einstellt. Viele Verstellmöglichkeiten sorgen bei hochwertigen Bürostühlen für die ideale Anpassung an die körperlichen Gegebenheiten des einzelnen Mitarbeiters. Der Winkel zwischen Oberkörper und Oberschenkel sollte für optimales Sitzen etwa 120 Grad betragen. Die Knie sollten sich für eine gute Sitzposition ziemlich genau im rechten Winkel befinden, die Füße flach auf dem Boden aufliegen. Der Abstand zwischen Kniekehle und Sitzfläche beträgt idealerweise etwa 5 Zentimeter. Zwischen Tisch und Oberschenkel sollte ausreichend Bewegungsfreiheit gegeben sein. Armlehne und Tischfläche bilden im besten Fall eine gerade Linie.

Tipp: Auch der hochwertigste Bürostuhl ersetzt die Pause nicht. Gönnen Sie sich ab und zu ein paar Schritte ins Nachbarbüro, anstatt zum Hörer zu greifen oder eine Mail zu schreiben. Das freut den Kollegen und trägt zur Muskelentspannung bei. Ein paar Dehnübungen auf dem Weg tun ihr Übriges.

#2 Schreibtisch anatomisch anpassen

Um optimal sitzen und arbeiten zu können, muss der Schreibtisch auf die richtige Höhe eingestellt werden. Achten Sie darauf, dass die Tischfläche horizontal bleibt, das gelingt am besten mit einer Wasserwaage. Wichtig ist auch genügend Beinfreiheit unter dem Tisch. Wegen der Reflexionen eignen sich Glastische nicht für die Büroarbeit. Das Tageslicht sollte seitlich auf eine möglichst reflexionsarme Oberfläche einfallen. Die Tischfläche sollte Ihnen ausreichend Platz bieten, damit Sie Ihre Arbeitsunterlagen ausbreiten können.

#4 Strukturierte Arbeitsplatzorganisation

Ordnung auf dem Schreibtisch steigert die Arbeitseffizienz. Wenn alle Arbeitsutensilien übersichtlich angeordnet und jederzeit greifbar sind, sparen Sie viel Zeit durch flüssige Arbeitsabläufe. Und auch um den Schreibtisch herum sollte es geordnet zugehen. Der Arbeitsplatzkomfort gewinnt beispielsweise durch Rollcontainer, die Ihre Unterlagen flexibel in griffbereiter Nähe aufbewahren. Auch ein Müllbehälter sollte stets erreichbar sein, damit Sie unnötig gewordene Dokumente sofort entsorgen können. Ansonsten würden diese Ihre Arbeitseffektivität behindern. Besonders wichtig an einem effizienten Büroarbeitsplatz ist auch die intelligente Kabelführung. Kabelsalat auf oder unter dem Schreibtisch wirkt nicht nur chaotisch, er behindert auch die Flüssigkeit der Arbeitsabläufe.

Tipp:  Wenn Sie jeden Abend Ihren Arbeitsplatz optimieren, indem Sie diesen aufräumen, starten Sie am nächsten Morgen effizienter in den neuen Tag.

#4 Bildschirm ergonomisch ausrichten

Auch die Aufstellung des Bildschirms hat maßgebliche Auswirkungen auf die Arbeitsplatzergonomie. Denn die Platzierung beeinflusst maßgeblich Ihre Sitzposition. Der Monitor sollte nicht zu klein sein, weil das die Augen unnötig anstrengt. Auch die Helligkeits- und Kontrastwerte und die Auflösung müssen unbedingt augenfreundlich eingestellt werden. Ihr Blick sollte gerade über den oberen Rand des Bildschirms hinweggehen. Der optimale Abstand beträgt 70 bis 90 Zentimeter.

Tipp: Verwenden Sie einen entspiegelten und blendungsfreien Bildschirm.

#5 Tastatur und Maus optimal platzieren

Eine falsche Anordnung von Tastatur und Maus können zu gravierenden Problemen in Armen und Handgelenken führen. Das schränkt die Produktivität enorm ein. Achten Sie also auf Ihre Haltung beim Tippen und Bedienen der Maus. Ihre Handgelenke sollten beim Schreiben nicht abknicken, halten Sie diese stets möglichst gerade. Stehen Tastatur und Maus zu weit entfernt, nehmen Sie automatisch eine ungünstige Rückenhaltung ein.

Tipp: Der Kauf von ergonomischer Tastatur und Maus lohnt sich, weil die Geräte Ihnen dabei helfen, eine gesunde Haltung einzunehmen und beizubehalten.

#6 Mit dem Laptop ergonomisch arbeiten

Wenn Sie ein Notebook oder Laptop verwenden, sollten Sie diesen am Schreibtisch in einer speziellen Halterung platzieren. Mit einer externen Maus, eventuell sogar mit einer externen Tastatur ist es leichter, eine gesunde Sitzposition einzunehmen.

Tipp: Nutzen Sie Ihr Laptop am besten nur unterwegs. Im Büro eignet sich ein Desktop-Computer viel besser für ergonomisches Arbeiten.

#7 Perfekte Arbeitstechnologie

Echte Arbeitseffizienz erreichen Sie heutzutage nur noch mit der entsprechenden Technologie. Die großen Datenmengen, welche in modernen Büros verarbeitet werden, sind ohne Automatisierung gar nicht mehr zu bewältigen. Ein intelligentes CRM-System erleichtert nicht nur die Arbeitsorganisation, es ermöglicht auch ein optimales Zeitmanagement. Ihre Arbeitstechniken können noch so vollendet sein, manche Abläufe erledigt eine KI einfach schneller und effizienter. Lassen Sie sich deshalb von einer perfekt individualisierten Automatisierungs-Workflow-Plattform unterstützen. Die Technologie erleichtert Ihnen den Alltag, spart Zeit und Ressourcen.

Tipp: Informieren Sie sich am besten sofort über eine individuell auf Ihr Unternehmen abgestimmte Programmierung. Mehr Effizienz geht nicht.

Mögliche Folgen mangelnder Ergonomie

  • Trockene Augen
  • Gelenk- und Muskelschmerzen
  • Verspannungen
  • Kopfschmerzen
  • Krämpfe in den Unterschenkeln
  • Konzentrationsschwierigkeiten
  • Müdigkeit und Abgeschlagenheit

Machen Sie einen Wohlfühlort aus Ihrem Arbeitsplatz

Ihr Arbeitsplatz ist der Ort, wo Sie die meiste Zeit des Tages verbringen. Sie sollten sich dort also möglichst wohl fühlen. Wenn Sie Ihren Arbeitsplatz optimieren, schaffen Sie damit auch ein Stück mehr Lebensqualität. Wer sich mit schönen Dingen umgibt, tut etwas für seine Seele. Stellen Sie sich also ein dekoratives Objekt auf den Schreibtisch, vielleicht das Geschenk eines lieben Menschen. Damit bringen Sie positive Gedanken und Gefühle mit an den Arbeitsplatz. Natürlich sollten Sie Ihre Arbeitsplatzumgebung nicht überladen und sich mit allzu viel Design ablenken. Aber ein bisschen Ästhetik wird Ihre Arbeitseinstellung sicher positiv beeinflussen.

Beleuchtung für gesunde Atmosphäre

Wenn Sie Ihren Arbeitsplatz optimieren, sollten Sie auch den Faktor Licht nicht außer Acht lassen. Denn die Lichtverhältnisse wirken sich ebenfalls auf Ihr Wohlbefinden aus. Es ist beispielsweise belegt, dass Tageslicht eine stimulierende und motivierende Wirkung auf den menschlichen Organismus ausübt. Hinzu kommt, dass das menschliche Hormonsystem unter Kunstlichteinfluss vermehrt das Stresshormon Cortisol ausschüttet. Darunter wiederum leidet unser Immunsystem. Und natürlich das Wohlbefinden.

➜ Ihr Mitbewerber liest folgenden Artikel:  So geht die Vertriebsanalyse: Effizienz und Umsatz vereint

In der Ruhe liegt die Produktivität

Auch bei der Arbeit sind alle Sinne des Menschen aktiv. Deshalb ist der Geräuschpegel in der Arbeitsplatzumgebung ebenfalls relevant für die Produktivität. Wollen Sie konzentriert arbeiten, müssen Sie für Ruhe am Arbeitsplatz sorgen. Und selbstverständlich ist auch ein ablenkungsfreies Arbeiten von großer Bedeutung für Ihre Effizienz. Schaffen Sie sich also störungsfreie Räume oder Zeiten, in denen Sie sich ganz und gar einer bestimmten Aufgabe widmen können.

Förderliches soziales Umfeld

Eine angenehme Arbeitsatmosphäre ist auch abhängig vom Betriebsklima. Spannungen unter Kollegen können die Produktivität der gesamten Abteilung, wenn nicht des ganzen Unternehmens, empfindlich stören. Eine offene Kommunikationskultur, Teambuilding-Maßnahmen, wertschätzende Umgangsformen und wohlwollendes Konfliktmanagement verbessern das Miteinander und tun viel für ein förderliches Ambiente. Im besten Fall motivieren sich die Mitarbeiter dann gegenseitig.

Weniger ist manchmal mehr

Wenn Sie zu viel auf einmal wollen, kommt am Ende mitunter gar nichts heraus. Arbeiten Sie also lieber so effizient wie möglich an einer Sache, anstatt mehrere Dinge zugleich machen zu wollen. Multitasking ist nie eine gute Idee. Machen Sie lieber eine Sache richtig anstatt zwei nur halbherzig. Pflegen Sie eine Arbeitsplatzkultur der Entschleunigung. Denn mit Hektik und Überforderung kommen Sie niemals in den Flow. Und fühlen sich auch nicht wohl.

Prioritäten setzen

Sie haben mehr Arbeit als Zeit. Ohne Priorisierung kommen Sie daher nicht weiter. Erledigen Sie Ihre Aufgaben absteigend nach Relevanz, eine nach der anderen. Die Prioritätenliste in Ihrem CRM-System hilft Ihnen dabei. Auf diese Weise entsteht ein hoher Grad an Produktivität und der unüberwindbar scheinende Berg an Arbeit wird effizient abgebaut. Das macht zufrieden. Und steigert das Wohlbefinden.

Repetitive Aufgaben automatisieren

Sparen Sie Zeit und Ressourcen, indem Sie bestimmte Aufgaben automatisieren. Die Arbeit macht Ihnen auch wieder mehr Spaß, wenn Sie sich ganz den interessanteren und anspruchsvolleren Tasks widmen können. Lassen Sie sich Ihr individuell zugeschnittenes CRM-System programmieren, das Ihre unternehmenstypischen Abläufe und Prozesse in die höchstmögliche Effizienz führt.

Jeder weiß, was er zu tun hat

Wenn Aufgaben klar verteilt sind, sorgt das nicht nur für mehr Produktivität, sondern auch für mehr Zufriedenheit und höhere Motivation. In jedem Team sollten die Mitarbeiter also genau wissen, wer welche Aufgaben erledigt und wer mit wem woran zusammenarbeitet. Nur dann können Prozesse reibungslos ablaufen. Klare Aufgabenzuteilung hat außerdem etwas mit Wertschätzung zu tun. Denn Mitarbeiter im Unklaren zu belassen ist nicht fair.

Fazit

Warum sollten Sie Ihren Arbeitsplatz optimieren? Weil Sie, Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter auf der ganzen Linie davon profitieren werden. Effizienz und Produktivität werden zunehmen und die Zufriedenheit wird ansteigen. Die ganze Palette der erheblichen Vorteile können Sie aber nur genießen, wenn Sie alle relevanten Punkte der Arbeitsplatzgestaltung berücksichtigen.

Ergonomische Aspekte fördern und erhalten die Gesundheit der Mitarbeiter. Und fittes Personal geht motivierter und engagierter ans Werk. Weitere Faktoren wie Licht, Geräuschpegel und Design sorgen für eine angenehme Arbeitsatmosphäre. Der größte Produktivitätsbooster ist aber die technologische Ausstattung. Erst mit einem individuell angepassten CRM-System, das Ihnen KI-Unterstützung bietet, erreichen Sie die maximal mögliche Performance.

Informieren Sie sich noch heute, damit Sie morgen schon automatisiert durchstarten können.

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