Im Vertrieb Erfolg zu haben ist heute eine größere Herausforderung denn je. Das digitale Zeitalter hat dem Verbraucher mit dem Internet ein Werkzeug an die Hand gegeben, das es Verkäufern zunehmend schwerer macht. Denn den Usern eröffnen sich dort beinahe unbegrenzte Informations-, Vergleichs- und Einkaufsmöglichkeiten. Dadurch haben sich die Ansprüche der Kunden enorm erhöht. Vor allem kleinere und mittelständische Unternehmen mit eingeschränkten Ressourcen fällt es da mitunter schwer, dem Wettbewerb zu trotzen. Deshalb ist es vor allem für KMUs von kardinaler Bedeutung, mit KPIs im Vertrieb den Überblick zu behalten. Das ist angesichts der verschärften Konkurrenzsituation unbedingt erforderlich. Denn ohne Erfolgsmessung im Vertrieb können Sie Ihre Umsätze nicht optimieren.
Natürlich bringen die digitalen Möglichkeiten dem Vertrieb auch viele Vorteile ein. Zahlreiche Vertriebskennzahlen sind durch die Digitalisierung und den daraus resultierenden Online-Verkauf ja erst entstanden. So haben sich auch die Kontrolloptionen maßgeblich erweitert. Und KPIs im Vertrieb sind umso wichtiger geworden. Damit auch die Überwachung der Erfolge. Denn ohne ein fundiertes Sales Performance Management weiß man nie, wo man im Marktwettbewerb gerade steht. Und das kann fatale Folgen nach sich ziehen. Mit den richtigen KPIs (Key Performance Indicators) steigern sich jedoch die Umsatzchancen beträchtlich. Deshalb sollten Sie Ihre wirklich relevanten Kennzahlen sehr sorgfältig auswählen und kontinuierlich analysieren.
Die Notwendigkeit eines akribischen Vertriebscontrollings beginnt schon bei der Lead-Generierung und der Kundenakquise. Diese Erfolgsbedingung setzt sich dann durch den gesamten Sales-Prozess fort. Eine Umsatzsteigerung ist heutzutage ohne digitale Überwachung der Abläufe gar nicht mehr denkbar. Diese Tatsache ist gerade für KMUs gleichzeitig Herausforderung und Chance. Mit ressourcenschonenden Tools zur Erfolgsmessung im Vertrieb bleiben Sie nicht nur konkurrenzfähig, Sie können sich sogar einen echten Wettbewerbsvorteil damit verschaffen.
Erfolg mit künstlicher Intelligenz:
Um relevante KPIs im Vertrieb erheben und auswerten zu können, brauchen Sie natürliche intelligente Technologie. Eine leistungsfähige CRM-Software garantiert Ihnen perfektes Kundenbeziehungsmanagement- eine wichtige Grundlage für den Vertriebserfolg. Mit den adäquaten Key Performance Indicators behalten Sie diesen Erfolg im Blick und gewährleisten so dauerhaft gute Umsätze. Eine Umsatzsteigerung können Sie verwirklichen, wenn Sie sich mit einer individualisierten CRM-Software den entscheidenden Wettbewerbsvorteil verschaffen.
Die unschätzbare Bedeutung von CRM für den Vertrieb
Die gewinnrelevante Bedeutung von CRM-Software wurde mehrfach wissenschaftlich untermauert. Die größte CRM-Studie Deutschlands wurde von MUUUH! Consulting, itdesign, MaibornWolff und der SIEVERS-GROUP im Jahr 2020 bereits zum sechsten Mal durchgeführt. Dafür wurden 832 CRM-Entscheider und -Nutzer aus Unternehmen unterschiedlicher Branchen, Geschäftsfelder und Größen online befragt. 58 Prozent der Teilnehmer gaben an, unter CRM eine IT-Lösung für das systematische Kundenmanagement zu verstehen. 79 Prozent fanden Kundenbeziehungen extrem wichtig. Für 36 Prozent bestand das CRM-Ziel darin, Zusammenarbeit und Kommunikation der Abteilungen Vertrieb, Marketing und Service zu erhöhen. 68 Prozent sahen eine Umsatzsteigerung als vorrangiges Ziel.
Die Studienbetreiber halten optimales Datenmanagement für einen der wichtigsten Erfolgsfaktoren im Einsatz von CRM-Software. Informationen über Kunden sind die Währung der Verkaufsabteilung. Sind diese tatsächlich nicht vorhanden, gilt es, ein erhöhtes Bewusstsein für deren hohe Bedeutung zu schaffen. Die Analysten haben in ihren Untersuchungen aber immer wieder festgestellt, dass benötigte Daten durchaus vorhanden, aber nicht verfügbar sind. ‚Wenn Unternehmen wüssten, was Unternehmen bereits wissen‘ heißt es da. In der Studie beurteilen über 80 Prozent der Befragten Kundeninformationen als äußerst wichtig. Aber weniger als ein Drittel sind der Meinung, dass die relevanten Daten im Unternehmen vollständig oder fast vollständig vorhanden sind.
Übrigens: Ob Anwender Ihre CRM-Software gut oder schlecht bewerten, hängt laut Studie von Faktoren wie Bedienbarkeit, Flexibilität, Support und mobiler Nutzbarkeit ab. Ein wichtiges Anliegen ist den Nutzern aber auch die Abbildung der eigenen Prozesse und Workflows. Den Wechsel zu einem alternativen Tool begründen 40 Prozent mit mangelnder Anpassungsfähigkeit an Geschäftsprozesse.
Es scheint der deutschen Vertriebslandschaft also erheblich an individualisierten Lösungen zu fehlen.
Was versteht man unter KPIs im Vertrieb?
Key Performance Indicators können als wichtige Frühindikatoren zur Beurteilung des Vertriebserfolgs und seiner Entwicklung dienen. Somit werden sie zu Wegweisern der Vertriebsstrategie. Durch den Einsatz der passenden KPIs können Prozesse beobachtet und Optimierungspotenziale kontinuierlich genutzt werden. Die Leistungen des Vertriebsteams werden klar sichtbar und Führungskräfte erkennen Erfolgs- und Irrwege der Strategie auf den ersten Blick. Die Analyse der als relevant festgelegten Vertriebskennzahlen führt so zu einer ständigen Effizienzerhöhung.
Diese Analysen beantworten turnusmäßig folgende Fragen:
- Wie effektiv sind unsere Vertriebsbemühungen?
- Wie erfolgreich sind die Leistungen des Teams?
- Erreichen wir unsere Vertriebsziele?
- Sind wir noch auf striktem Erfolgskurs?
- Verläuft der Verkaufsprozess optimal?
- Welche Aktivitäten haben die Verkaufsziele am besten erreicht?
- Haben wir eine Umsatzsteigerung geschafft?
- Wie haben sich die Verkaufszahlen im Beobachtungszeitraum entwickelt?
- Wie viele Neukunden konnten wir generieren?
- Sind Kunden abgewandert?
Was bringt die Auswertung von KPIs im Vertrieb?
In einem Wort auf den Punkt gebracht heißt die Antwort: Effizienz. Und das ist gerade für KMUs mit beschränkten Ressourcen von größter Wichtigkeit. Diese Ressourcen optimal auszunutzen kann den entscheidenden Wettbewerbsvorteil bedeuten. Und dass Ihre Ressourcen wirklich immer perfekt genutzt werden, können Sie nur durch akribisches Monitoring gewährleisten. Messen Sie also kontinuierlich, aber unbedingt an den richtigen Stellen. Legen Sie die wichtigsten Ziele für Ihren individuellen Vertrieb fest und konzentrieren Sie sich auf die dafür relevanten KPIs. Es gibt eine große Anzahl von Vertriebskennzahlen, aber nicht jeder Wert ist für jedes Unternehmen von Bedeutung. Ihre persönlichen Key Performance Indicators müssen präzise Ihre individuellen Unternehmensziele widerspiegeln.
Die Auswertung der relevanten KPIs im Vertrieb ist von höchster Erfolgsrelevanz. Dabei kommt es aber ganz entscheidend auf die Auswahl der passenden Kennzahlen an. Aufgrund der großen Anzahl möglicher Analysewerte, muss diese Selektion mit besonders großer Sorgfalt durchgeführt werden.
Eine Auflistung möglicher KPIs im Vertrieb:
| Unternehmen und Produkte |
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| Markt und Kunden |
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| Verkäufer / Personal |
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| Online-Vertrieb |
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Unternehmen verschiedener Branchen und Größen haben vollkommen unterschiedliche Anforderungen an ihr Vertriebscontrolling. Ein Online-Shop mit zehntausenden monatlichen Besuchern wird ganz andere Kennzahlen analysieren als ein Friseur-Salon, der jeden einzelnen Kunden persönlich befragen kann.
Essenzielle KPIs im Vertrieb von KMUs
Wenn es auf möglichst effiziente Ressourcennutzung ankommt, dann sind diese Vertriebskennzahlen besonders sinnvoll:
#1. Absatzentwicklung
Den Absatz im Zeitverlauf zu analysieren ist für die Erreichung bestimmter Umsatzziele relevant. Haben Sie sich beispielsweise ein vierteljährliches Ziel gesetzt, können Sie täglich oder wöchentlich die Entwicklung verfolgen. So bleiben Sie ständig darüber auf dem Laufenden, ob Ihr Vertriebsteam sich auf dem richtigen Weg befindet.
#2. Lead-Generierung
Die Anzahl der generierten Leads ist ein wichtiger Indikator für das Gelingen Ihrer Vertriebsstrategie. Fragen Sie sich, wie viele Neukontakte Sie in einer bestimmten Zeitspanne anstreben wollen. Davon hängt die Zahl der erreichten Verkaufsabschlüsse ab. Streben Sie eine Umsatzsteigerung an, muss das Lead-Ziel entsprechend gewählt und überwacht werden. Natürlich geht in diesem Zusammenhang Qualität immer über Quantität.
#3. Lead-Conversion-Rate
Damit überprüfen Sie die Qualität Ihrer Lead-Generierung. Die durchschnittliche Rate von in Kunden verwandelte Leads liegt bei 0,5 bis 5 Prozent.
#4. Umsatz pro Vertriebsmitarbeiter
Damit können sich Vertriebsleiter einen Einblick in die Leistungen, Stärken und Schwächen ihrer einzelnen Verkäufer verschaffen. Pauschale Vergleiche sind dabei weniger erfolgversprechend als der tiefere Blick. Wer länger für den Abschluss braucht, dafür aber dauerhafte Stammkunden akquiriert, kann wertvoller sein als Mitarbeiter mit hohen Verkaufszahlen.
#5. Kosten für Kundenakquise
Was kostet es Sie, einen einzelnen Neukunden zu gewinnen? In die Antwort auf diese Frage müssen sämtliche Marketing- und Vertriebskosten einfließen. Außerdem gehören Gehalts- und Gemeinkosten dazu. Die Analyse dieser Kennzahl zeigt die Nachhaltigkeit und Skalierbarkeit Ihres Unternehmens auf. Die Reduzierung der Akquisekosten ist von höchster Relevanz für den gesamten Unternehmensgewinn.
#6. Kundenabwanderung
Die sogenannte Chum-Rate sagt viel über die Qualität Ihres Kundenmanagements aus. Gründe für eine hohe Abwanderungsrate können aber auch in mangelhaften Verkaufsprozessen oder Produktproblemen liegen.
#7. Verhältnis Stamm- und Neukunden
Nur wenn dieses Verhältnis stimmt, kann Ihr Vertrieb auf Dauer erfolgreich agieren. Denn Kundenbindung und Kundenakquise gehören zu den wichtigsten Erfolgsfaktoren.
#8. Wiederkaufrate
Die WKR stellt den Prozentsatz der Kunden dar, die in einem bestimmten Zeitraum erneut bei Ihnen gekauft haben. Eine optimale Wiederkaufrate beweist, dass Sie die richtigen Produkte an die passende Zielgruppe mit einer gut abgestimmten Strategie vertreiben.
#9. Kundenbeziehungsmanagement
Sie messen das Engagement Ihrer Bestandskunden, indem Sie beispielsweise deren Aktivitäten in den sozialen Medien verfolgen. Solche Feedbacks sind sehr aufschlussreich, wenn es um den Erfolg Ihrer Bemühungen in Sachen Kundenbindung geht.
#10. Wettbewerbspreise
Sie beobachten die Preisgestaltung Ihrer Mitbewerber und bleiben durch entsprechende Reaktionen auf Dauer konkurrenzfähig. Darüber hinaus erfahren Sie viel über die Zahlungsbereitschaft Ihrer Zielgruppe.
KPIs im Vertrieb implementieren
Die Implementierung von KPIs im Vertrieb sollte eine Teamleistung sein. Der Change-Prozess muss auch kulturell bei den Mitarbeitern verankert werden, in den Köpfen wie in ihren Herzen. Denn Verkauf ist im besten Fall eine Leidenschaft. Es geht deshalb nicht allein um das Verständnis des Nutzens der Vertriebskennzahlen, sondern auch um vollständige Akzeptanz, besser noch Begeisterung. Denn nur wenn wirklich alle an einem Strang ziehen, können die gesetzten Ziele erreicht werden. Gemeinsam verfolgte Ziele schweißen das Vertriebsteam zusammen. Gemeinsam erreichte Ziele lassen ein Erfolgsteam entstehen, das eine ambitionierte Einheit bildet.
Um KPIs bei den Mitarbeitern zu etablieren, müssen Sie unbedingt alle mit ins Boot holen. Es gehört zu den Aufgaben des Vertriebsleiters, seine Crew-Mitglieder zu überzeugen, zu schulen und für die Sache zu gewinnen.
KPIs im Vertrieb optimal nutzen
Um Ihr Sales Performance Management mit den festgelegten Vertriebskennzahlen zum Erfolg zu führen, sollten Sie einige Tipps beachten.
Soll- und Istzustand vergleichen
Bei der Auswertung Ihrer Key Performance Indicators sollten Sie immer das Ziel vor Augen haben. Vergleichen Sie den aktuellen Zustand mit dem Endziel und ermitteln Sie dadurch den Fortschritt der Zielerreichung. Betrachten Sie bestimmte Zeiträume und stellen Sie diese gegenüber. Vergleichen Sie beispielsweise den Istzustand mit der Situation im Vorjahr. Setzen Sie sich Etappenziele und feiern Sie deren Erreichung im Team. Das ist ein gemeinschaftliches Motivationserlebnis.
KPIs auf Gültigkeit überprüfen
Hinterfragen Sie die festgelegten Kennzahlen regelmäßig. Ist der Wert wirklich noch relevant, lohnt es sich, ihn weiter zu verfolgen? Wird er überhaupt korrekt ermittelt? Was genau sagt der einzelne Wert aus? Nützt uns diese Aussage? Eignet sich der Wert für Vergleiche? Ist er (noch) nützlich für unsere Zielerreichung? KPIs, die nicht wirklich von echtem Nutzen für das Ziel sind, verursachen unnötige Bürokratie und belasten die Ressourcen.
Blick zurück oder nach vorne?
Wollen Sie Ihre Vertriebskennzahlen dazu nutzen, die Leistungen der Vergangenheit auszuwerten? Oder wollen Sie einen prognostischen Blick in die Zukunft werfen? Beides ist möglich und wichtig. Die Kunst im Sales Performance Management besteht darin, den optimalen Mix aus beiden Perspektiven zu finden. Der Blick in die Vergangenheit zeigt Ihnen, was Sie bisher erreicht haben oder was Sie noch verbessern können. Das betrifft beispielsweise die Unternehmensgewinne. Mit der prognostischen Perspektive können Sie versuchen, die vertriebliche Zukunft positiv zu beeinflussen. Zum Beispiel im Bereich Kundenzufriedenheit.
Fallstudie Schweizer KMU
Für das Unternehmen Confiserie Bachmann gewannen Online-Marketing-Aktivitäten zunehmend an Bedeutung. Daraus ergab sich die Frage, wie die Maßnahmen am besten gemessen und bewertet werden könnten.
Relevante KPIs sollten nach folgenden Kriterien ausgewählt werden:
- Aussagekraft über den Grad der Zielerreichung
- Nachvollziehbarkeit und Verständlichkeit
- Beständigkeit klassischer betriebswirtschaftlicher Kennzahlen
- Möglichkeit von Vergleichsanalysen
- Beeinflussbarkeit der Werte
- Quantifizierbarkeit in klaren Zahlen
Für die Herleitung wurden folgende Schirrte vorgesehen:
#1. Digitale Ziele festlegen
#2. Messgrößen definieren
#3. Identifizierte KPIs sinnvoll selektieren
#4. Digital Analytics
Für die Herleitung der relevantesten KPIs wurden Interviews durchgeführt und die genutzten Marketingkanäle untersucht. Aus den Ergebnissen ergaben sich praktikable Vorschläge zur systematischen Erarbeitung sinnvoller KPIs.
Diese Kanäle wurden analysiert:
- Website
- Online-Shop
- Soziale Medien
- Newsletter
- Trip Advisor
Aus den Analyseergebnissen und den Marketingzielen konnte man relevante KPIs ableiten.
Fazit:
- Key Performance Indicators wurden für jeden Marketingkanal festgelegt
- Messgrößen für die kontinuierliche Optimierung der Kanäle sind bekannt
- Das Unternehmen kann KPIs und Messgrößen jetzt selbst herleiten
Erfolgsduo CRM-Software und KPIs im Vertrieb
Wie schon erwähnt braucht der professionelle Umgang mit KPIs im Vertrieb intelligente Technologie. Die solideste IT-Grundlage im Vertrieb ist und bleibt die altbewährte CRM-Software. Die Initiatoren der oben genannten CRM-Studie konstatieren, dass bereits neun von zehn Unternehmen ein solches Tool nutzen. Aus den Studienergebnissen kann man jedoch auch ablesen, dass es den Anwendungen häufig an Individualität fehlt. Wurde doch der Produktwechsel von 40 Prozent der Befragten mit mangelnder Anpassungsfähigkeit an die eigenen Geschäftsprozesse begründet. Genau diese Fähigkeit ist aber dafür verantwortlich, ob eine CRM-Software zum Wettbewerbsvorteil werden kann. Oder eben auch nicht.
Wenn neun von zehn Unternehmen ein solches Tool nutzen, werden auch Ihre Konkurrenten darüber verfügen. Um Ihre direkten Wettbewerber überholen zu können, braucht es also eine innovativere Lösung. Die so oft bemängelte Anpassungsfähigkeit wäre so eine Innovation. Anders ausgedrückt: eine individuell an Ihren Vertrieb angepasste CRM-Software, die Ihre Geschäftsprozesse kongruent abbildet. Damit könnten Sie Ihre Ressourcen optimal ausnutzen, weil sich Ihre IT perfekt an den spezifischen Vertriebsbedürfnissen orientieren würde. Zusammen mit den adäquat ausgewählten KPIs würden diese Voraussetzungen Ihre individuellen Unternehmensziele auf den Punkt genau widerspiegeln.
Und tatsächlich kann jedes Unternehmen beliebiger Größe und Ausrichtung so eine perfekt individualisierte Automatisierungs-Workflow-Plattform haben. Denn es gibt ein Tool, das nicht nur speziell für die Bedürfnisse von Vertriebsteams entwickelt wurde, sondern auch präzise auf den einzelnen Kunden zugeschnitten wird. Diese CRM-Software bietet schon in der Standardversion eine Vielzahl von Funktionen, mit denen Sie Ihre Vertriebsperformance verbessern und die Prozesse effizienter gestalten können. Darüber hinaus erwartet Sie eine spezifisch auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Programmierung. Bei 10xCRM bekommt also jeder Kunde seine eigene, einzigartige Software.
Wenn Sie diesen einzigartigen Wettbewerbsvorteil nutzen wollen, sollten Sie sich schnellstmöglich über das individualisierte Konzept von 10xCRM informieren. Und sich Ihre ganz persönliche CRM-Software auf Ihre ganz eigenen Bedürfnisse zuschneiden lassen.
Fazit
Um sich den digitalen Herausforderungen der modernen Zeit stellen zu können, braucht Ihr Unternehmen ein sinnvolles Monitoring des Vertriebserfolgs. Neben den Herausforderungen bringt das Internet-Zeitalter viele unterschiedliche Möglichkeiten der Erfolgsmessung mit sich. Mit strategisch definierten KPIs im Vertrieb behalten Sie den Überblick. Sie sind rückblickend auf dem Laufenden über Ihre Gewinnsituation und können prognostisch in die Zukunft schauen.
Strukturierte Erfolgsmessung im Vertrieb beruht auf intelligent eingesetzter Technologie. Im besten Fall verbindet sich dafür eine auf menschlicher Intelligenz basierende Strategie mit einem KI-Tool. Das Beste, was Sie diesbezüglich für Ihren Vertrieb kriegen können, ist eine perfekt individualisierte Automatisierungs-Workflow-Plattform. Also eine einzigartige 10xCRM-Software, die hundertprozentig auf Ihr Unternehmen abgestimmt programmiert wurde. Informieren Sie sich darüber, bevor es Ihre Konkurrenten tun. Damit es Ihr Vertrieb ist, der sich den Wettbewerbsvorteil sichert.
