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Vertriebsprozesse optimieren und (Mehr)verkäufe einfahren

Aktualisiert am 30. April 2024 von Muhammed Bagriacik

Der Vertrieb ist der Dreh- und Angelpunkt. Dies ist in fast jedem Unternehmen so. Da mag sich die Produktentwicklung noch so wichtig fühlen, das Marketing für unersetzbar, und die Geschäftsführung für Halbgötter in Nadelstreifen. So wichtig alle genannten Abteilungen sind: der Vertrieb bringt die Kunden, und die Kunden bringen das Geld. Mit einem gut definierten Vertriebsprozess wird dieser Vorgang noch optimiert.

Die Wahrheit ist aber: In vielen Unternehmen arbeitet der Vertrieb mehr oder weniger vor sich hin. Vielerorts wird zwar versucht, mit gezielten Schulungen die verkäuferischen Fähigkeiten zu trainieren. Doch der Vertriebsprozess muss als Ganzes gesehen werden, wenn die Firma Erfolg haben soll. Genau da gibt es noch häufig viel zu verbessern. Lesen Sie weiter.

Vertriebsprozesse optimieren und Mega-Verkäufe einfahren

Der Vertrieb ist der Dreh- und Angelpunkt. Dies ist in fast jedem Unternehmen so. Da mag sich die Produktentwicklung noch so wichtig fühlen, das Marketing für unersetzbar halten, und die Geschäftsführung für Halbgötter in Nadelstreifen. So wichtig alle die genannten Abteilungen sind: der Vertrieb bringt die Kunden, und die Kunden bringen das Geld. Die Wahrheit ist aber: In vielen Unternehmen arbeitet der Vertrieb mehr oder weniger vor sich hin. Vielerorts wird zwar versucht, mit gezielten Schulungen die verkäuferischen Fähigkeiten zu trainieren. Doch der Vertriebsprozess muss als Ganzes gesehen werden, wenn die Firma Erfolg haben soll. Genau da gibt es noch häufig viel zu verbessern. Lesen Sie weiter. ***more***

Wie wird der Vertriebsprozess optimiert und vorbereitet

Bevor eine Auseinandersetzung mit dem Vertriebsprozess Früchte bringen kann, muss eine Standortbestimmung stattfinden. Dazu ist eine ausführliche Marktanalyse unumgänglich. Die Marktanalyse bringt häufig Dinge ans Tageslicht, die sonst unbekannt geblieben wären. Nicht selten sind dies Versäumnisse auf höchster Ebene in der Geschäftsführung. Mit einer Marktanalyse in der Tasche ist es deutlich besser möglich, die Vertriebsprozesse zu optimieren und entscheidend zu verändern. Gehen Sie dazu Schritt für Schritt vor:

Schritt 1: Die Größe des Marktes ermitteln

Welche Größe der Markt hat, ist für das Denkmodell wichtig: was wäre, wenn Sie ganz alleine wären? Den Markt beherrschen, ohne Konkurrenz, die sich Teile des Marktes abschneidet… Dieser Wert stellt den maximalen Umsatz dar, den Sie sich erhoffen können. Um eine reale Einschätzung zu erhalten, müssen Sie von diesem Wert den Anteil der Konkurrenten abziehen.

Schritt 2: Die Änderungen des Marktes errechnen

Märkte bleiben nicht ewig gleich, sie ändern sich. Im Idealfall wachsen sie. Dieses Wachstum muss bei jeder Marktanalyse berücksichtigt werden. Selbstverständlich kann ein Markt auch schrumpfen. Es wäre tödlich, wenn dies bei der Analyse übersehen würde. Märkte können sich auch zur Seite bewegen. Ob aufgrund technologischer Entwicklungen, oder rein auf Basis einer Veränderung der Mode – es gibt viele Gründe, weshalb Märkte bestimmte Trends entwickeln. Trends sind für den Anbieter bestimmter Produkte insofern entscheidend, als das Angebot entlang der Veränderungen angepasst werden muss. Der Idealfall tritt ein, wenn diese Anpassungen dem Trend vorauslaufen. Die Analyse muss all dies an den Tag bringen.

Schritt 3: Den Markt auf Potential abklopfen

Bei der Potentialanalyse geht es nicht darum, wie sich der Markt entwickelt, sondern das eigene Portfolio steht im Fokus. Welche Produkte oder welche Weiterentwicklungen bestehender Produkte würden zusätzlich noch auf den Markt passen? Dieses Potential ist zu ermitteln. Für neue Produkte existieren immer Markteintrittsbarrieren. Das sind Gründe, die eine Veröffentlichung des Produktes verhindern oder erschweren. Die bekanntesten Beispiele dafür sind Marktbeherrschende Konkurrenten und gesetzliche Hürden. Die Überwindung dieser Barrieren muss in der Analyse und der darauf basierenden Kalkulation eingerechnet sein.

Schritt 4: Die Wettbewerbs- oder Konkurrenzanalyse

In einem Markt, in dem man sich als einziger Anbieter tummelt, hat man praktisch freie Hand, zu tun was man möchte. Durch die Konkurrenz wird diese Freiheit entscheidend beschnitten. Durch Konkurrenz entstehen verschiedene Situationen, die akutes Handeln erfordern:

  • Bietet ein Konkurrent ein gleichwertiges Produkt zum günstigeren Preis an, muss über die Preispolitik nachgedacht werden
  • Bietet ein Konkurrent ein Produkt mit überlegener Qualität zum gleichen Preis an, muss die Qualität des eigenen Produktes verbessert, oder der Preis gesenkt werden
  • Leistet sich ein Konkurrent eine aufwändige Werbekampagne, kann er sogar ein geringwertigeres Produkt zum höheren Preis verkaufen, und damit Marktanteile gewinnen
Die Effektivität des eigenen Vertriebs steht und fällt mit der Konkurrenz. Starker Wettbewerb lässt die Vertriebskosten in die Höhe schnellen, und er lässt den Markteintritt mit einem neuen Produkt zum Risiko werden. Der Vertriebsprozess und dessen Optimierung kann also nur entscheidend verbessert werden, wenn der Markt mitsamt dem Wettbewerb wirklich verstanden ist.

Schritt 5: Die Marktanteile – Gegenwart und Projektion

Die Stärke bzw. Schwäche der Konkurrenten im Vergleich zur eigenen Dominanz ist nicht immer gleichzusetzen mit dem Marktanteil. Es spielen häufig die Vergangenheit, Tradition und Stammkunden, eine Rolle. Ermitteln Sie also parallel zu Ihrer Position am Markt – im Vergleich zu den Konkurrenten – auch Ihren Marktanteil. Dabei müssen Sie den gegenwärtigen Stand genauso berücksichtigen, wie die Entwicklung bis dorthin. Aus den vorhandenen Daten sollten Sie eine Ausstudie-zum-traditionsbewusstsein-in-familienunternehmen-vollmarsicht auf die Zukunft extrahieren. Dadurch ergibt sich ein Trend, den Sie in Ihre Kalkulation mit aufnehmen. Spielen dieses Szenario für Ihr eigenes Unternehmen, und für die wichtigsten Konkurrenten durch. Damit haben Sie die Grundlage geschaffen für die Optimierung Ihrer Vertriebsprozesse.

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Vertriebsprozess verbessern

Die wichtigsten Schritte zu einem funktionierenden Vertriebsprozess sind einfach aufzulisten, doch erfordern sie in der Umsetzung einiges an Disziplin und an strategischem Denken.

1.      Ist-Analyse

Ein gnadenlos ehrlicher erster Schritt: die Ist-Analyse. Finden Sie heraus, wie es um die Effektivität Ihres Vertriebs wirklich bestellt ist. Dabei werden die Produkte, die Marktanteile, die Marktchancen, das Renommée bei Kunden zusammen in eine Berechnung mit aufgenommen. Als nächstes werden die einzelnen Schritte vom ersten Kontakt bis zum Abschluss genau betrachtet. Welche Tätigkeiten bringen ein Geschäft voran, welchen Anteil hat jede Tätigkeit am Erfolg? Die zweite Überlegung, die anzustellen ist, handelt vom Aufwand der Optimierung. Ein Schritt im Vertriebsprozess, der aufwändig zu optimieren ist, muss auch eine große Auswirkung auf den Erfolg haben. Ist dies nicht der Fall, wird dieser Schritt hintangestellt. Gleichermaßen sind Prozesse, die mit wenig Optimierungsaufwand den Erfolg nachhaltig verbessern, vorzuziehen.

Vertriebsprozess optimieren aber wie

Manche Optimierung beim Vertriebsprozess ist besser als die andere

1.      Definition des Vertriebsprozesses

Falls die Ist-Analyse ergeben hat, dass ein Vertriebsprozess im eigentlichen Sinne noch gar nicht definiert wurde, dann muss dies jetzt geschehen. In einem idealen Vertriebsprozess hat jeder einzelne Schritt ein messbares, gewünschtes Ergebnis. Anhand dessen, wie gut das Ergebnis erreicht wurde, kann abgelesen werden, wie gut gearbeitet wurde. Diese Prüfung offenbart vielerorts gutes Verbesserungspotential beim Vertriebsprozess. Bei der Definition des Vertriebsprozesses bedürfen die Ziele für die einzelnen Schritte einer Gewichtung. Es müssen Methoden ersonnen werden, mit denen die Performance gemessen und gewertet werden kann. Sogenannte „Key Performance Indikatoren“ (KPI) ermöglichen es den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, nachgerade bei jedem Handgriff zu wissen, wie sinnvoll er im Hinblick auf das Gesamtergebnis ist.

2.      Training

Jeder Mitarbeiter erhält eine bestimmte Trainingseinheit für den Job. Gerade im Vertrieb wird dies oft vernachlässigt. Für jeden Schritt im Vertriebsprozess muss deshalb sichergestellt sein, dass die nötigen Fähigkeiten und Kompetenzen beim Mitarbeiter verfügbar sind. Sind hier Lücken vorhanden, müssen diese gefüllt werden. Beim Training der Mitarbeiter wird die gleiche Überlegung angestellt, wie bei den Maßnahmen zur Prozessoptimierung. Die Frage muss beantwortet werden: mit welcher Maßnahme wird die beste Wirkung erzielt?

3.      Verbesserung Schritt für Schritt

Es empfiehlt sich, die Optimierung des Vertriebsprozesses nicht als monolithische Maßnahme zu sehen, sondern als fortwährende Aktivität. Damit wird der laufende, produktive Betrieb nur minimal gestört. Insbesondere dann, wenn sich Änderungen am Markt, oder ein Wandel bei den Wünschen der Kunden zeigen, muss herausgefunden werden, welcher Schritt im Sales-Prozess dabei eine Rolle spielt. Dies ist ein guter Zeitpunkt, um zu überprüfen, an welcher Stelle Verbesserungen notwendig werden, um den geänderten Umständen Rechnung zu tragen.

Der Markt nimmt Einfluss auf den Vertriebsprozess

Die Optimierung des Vertriebsprozesses hangelt sich an den Veränderungen des Marktes entlang

1.      Einsatz von Automatisierungswerkzeugen im Vertriebsprozess

So dies möglich ist, sollte der Vertrieb von einem integrierten, computerbasierten System unterstützt werden. Moderne Vertriebsunterstützungs-Systeme (CRM; Customer Relationship Management) sind heutzutage in der Lage, dem Vertrieb ganz konkret Arbeit abzunehmen. Ein CRM verwaltet sämtliche Vorgänge des Vertriebsprozesses akkurat. Der Zugriff ist auch abteilungsübergreifend möglich. Damit ist es möglich, eine beliebige Struktur auf Softwarebasis abzubilden, und als Framework für alle Beteiligten vorzugeben. Heutige Systeme besitzen eine KI-Basis, die viele der notwendigen Arbeitsschritte selbständig erledigen kann. Ihre Fachkräfte können sich so auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren. Jeder Beteiligte im Vertriebsprozess macht dann vor allem diejenigen Dinge, die er oder sie am besten kann!

Was zum guten Vertriebsprozess gehört

Die grundsätzlichen Zutaten zu einem erfolgreichen Vertriebsprozess mögen sich von Branche zu Branche unterscheiden. Einige Bestandteile werden aber in jeder Konstellation erforderlich sein. Sehen Sie hier, was für den Vertriebsprozess benötigt wird, damit die Verkaufsquoten erfüllt sind:

Beschreibung Aufgabe
Lead Generation: Nur Consumer-Produkte werden direkt durch Werbung verkauft. Jedes andere Business bedarf des sorgfältigen Weckens von Interesse bei potentiellen Kunden. Dies geschieht, je nach Branche, durch Cold Calls, Marketing oder andere Maßnahmen. Ermitteln Sie, welche Maßnahme die größte Wirkung je verkauftem Produkt erzielt. Berechnen Sie, welche Auswirkung jedes Verkaufte Produkt auf das Gesamtergebnis besitzt. Entscheiden Sie so über die besten Maßnahmen.
Qualifizierung: Gibt es Interessenten, muss abgeklopft werden, welches Potential diese besitzen. Ist ein echter Business Case vorhanden? Haben sie Budget? Lässt sich ermitteln, welche Auswirkungen auf Bilanz und Liquidität Ihre Lösung beim Kunden haben wird? Im Consumer-Business spielt Qualifizierung keine Rolle. Wer kauft, der kauft – und wer nicht, der nicht. Sobald es um höherwertige Produkte oder Dienstleistungen geht, wird jeder Kauf gut überlegt. Stellen Sie fragen, holen Sie sich Informationen. Analysieren Sie die potentiellen Kunden und deren Branchen, lernen Sie deren Geschäftsmodell und den nötigen Bedarf kennen. Suchen Sie einen Match für Ihre Produkte und Dienstleistungen.
Präsentation: Gerade bei erklärungsbedürftigen Produkten genügt es nicht, einen Prospekt und ein Preisblatt vorzulegen, und zu hoffen, dass der Kunde dann bestellt. Vielmehr muss dem Kunden klar dargestellt werden, weshalb er das Produkt oder die Dienstleistung dringend braucht. Faustregel: Ein Kunde kauft, wenn er durch den Kauf Geld sparen oder Geld verdienen kann – aus anderen Gründen eher selten. Fassen Sie in einer Präsentation zusammen, auf welchem Wege der Kunde durch Ihr Produkt sein Ziel erreicht (Geld sparen oder mehr Geld verdienen). Grenzen Sie sich gegebenenfalls von Konkurrenten ab. Schildern Sie anhand eines durchgängigen Fadens, was Ihr Produkt für den Kunden tun kann.
Nachfassen: Auch damit ist der Erfolg noch nicht garantiert. Stellen Sie sicher, dass der Kunde auch weiterhin an Sie denkt. Halten Sie den Kontakt mit dem Kunden. Wenn es irgend einen Grund gibt, um den Kunden anzurufen – sei er noch so banal – dann tun sie das. Fragen sie nach dem Status der Entscheidungsfindung und bieten Sie immer Hilfe und Unterstützung an.
Kai-Zen (kontinuierliche Verbesserung): Der Markt, und damit vor allem die Konkurrenz, ist immer in Bewegung. Stillstand bedeutet, allmählich zurückzufallen. Arbeiten Sie immer daran, ihre Prozesse zu verbessern. Überlegen Sie bei jedem Schritt, wie man ihn noch besser machen könnte. Ermuntern Sie Ihre Belegschaft, die selben Überlegungen anzustellen.

 

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Erinnerungsanrufe beim Kunden – um den Lead frisch zu halten, müssen Sie dafür sorgen, dass Sie beim Kunden in Erinnerung bleiben. Natürlich kann man täglich anrufen, und fragen „Wie sieht es aus, wollen Sie endlich bestellen?“… Doch die Gefahr, dem Kunden auf die Nerven zu gehen, ist viel zu groß. Schauen Sie deshalb immer nach einem guten Grund, weshalb Sie ihn anrufen. Gibt es Neuigkeiten aus der Branche? Haben Sie Neuigkeiten zu Ihrem Unternehmen oder zu Ihrem Produkt? Ist Ihnen sonst noch etwas aufgefallen, das des Berichtens würdig ist? Nutzen Sie solche kleinen Aufhänger, damit es keine inhaltsleeren Anrufe gibt. Der Grundsatz lautet: „Bring something new to the Party!”. Rufen Sie nur an, wenn es etwas zu erzählen gibt. Manchmal lohnt es sich sogar, bei der Präsentation nicht alles zu erzählen, damit noch Stoff für die Erinnerungsanrufe bleibt. [/su_note]

Die Wirkung des Vertriebsprozesses und dessen Optimierung

Die vertrieblichen Bemühungen müssen einer klaren Struktur folgen. Jeder Schritt hat einen ganz konkreten Zweck und muss auch ein bestimmtes Ziel verfolgen. In der Kundengewinnung gibt es dazu längst etablierte wissenschaftliche Erkenntnisse, die sich dieser Struktur verschrieben haben.

Der Vertriebsprozess sorgt für

Ist der Vertriebsprozess optimiert, wird beim Kunden der „AIDA“-Prozess ausgelöst

Denken Sie aus Kundensicht – wie leicht kann man bei Ihnen kaufen?

Haben Sie den Verkaufsprozess mal aus Kundensicht betrachtet? Manche Unternehmen machen es einem kaufwilligen Kunden wirklich schwer. Auch dieser Prozess muss also optimiert werden. Sorgen Sie dafür, dass es keine unnötigen Hindernisse beim Abwickeln eines Geschäftes gibt, wenn der Kunde schon vom Kauf überzeugt ist. Die Kundenzufriedenheit steigern – das ist hierdurch ein garantierter Effekt.

Training nicht vergessen

Wan haben Ihre Salesleute zum letzten Mal ein Training bekommen? Auch das Personal ist Teil des Vertriebsprozesses. Sogar ein sehr wichtiger. Stellen Sie sicher, dass Ihr Vertriebsteam aus top ausgebildeten Leuten besteht.

Datenanalyse

Neben allen bekannten Daten über Ihre Verkäufe, die Marktanteile, die Konkurrenz und die Rücknahmequote besitzen Sie einen wertvollen Schatz weiterer Informationen. Sammeln Sie alle Daten ein, die Sie aus Einkauf, Marketing und Presse- bzw. Werbebüro bekommen können, und starten Sie eine umfangreiche Analyse. Mit diesen Daten können Sie Feintuning betreiben, was die Optimierung der Verkaufsprozesse betrifft. Setzen Sie ein CRM ein? Auch aus dieser Quelle können Sie wertvolle Erkenntnisse gewinnen. Sie können die Effektivität Ihrer Vertriebsmannschaft direkt aus den dort gespeicherten Zahlen eruieren. Anzahl getätigter Kontakte, Anzahl geführter Telefonate, Anzahl Kundenbesuche, Anzahl Angebote – diese Informationen stellen Sie den Umsätzen gegenüber und erhalten eine klare Sicht auf die Effektivität Ihrer Vertriebsleute.

Das CRM darf im Vertriebsprozess nicht unterschätzt werden

Schon die ersten CRMs in den 80er und 90er Jahren hatten das Ziel, dem Vertrieb die Arbeit zu erleichtern. Dies geschah schon ganz am Anfang durch Automatisierung der gängigen Tätigkeiten, aber auch einer Datenhaltung, die dabei half, Fehler zu vermeiden.

Die neueste Generation der Customer Relationship Management Systeme

Moderne CRMs sind weit mehr als diese ersten Sales-Unterstützungs-Programme. Mittels integrierter Künstlicher Intelligenz werden Trends erkannt und Richtungen vorgegeben. Ein CRM dieser Couleur recherchiert selbständig einschlägige Internet-Quellen und errechnet potentielle Neukunden, die sich zu kontaktieren lohnen.

Ein CRM spart Arbeit und automatisiert den Vertriebsprozess

Gute CRMs sind in der Lage, den Vertriebsleuten ganz konkret Arbeit abzunehmen. Eine Telefonnummernverwaltung alleine nützt nicht viel, doch wenn das CRM in der Lage ist, die Verbindung herzustellen, und dann das Gespräch an den Vertriebler zu leiten, dann ist wirklich etwas dabei gewonnen. Das CRM errechnet dafür die in der Vergangenheit gesammelten Erfahrungen zur Erreichbarkeit des Kunden durch, und wählt den besten Zeitpunkt für das Gespräch aus. Die Vertriebler können sich darauf verlassen, dass das CRM Arbeit erledigt, die sie sonst selber tun müssten. Das spart nicht nur Zeit, sondern ermöglicht es dem Vertrieb, sich auf diejenigen Felder zu konzentrieren, in denen Sie am besten sind.

Kurzer Leitfaden zur CRM-Einführung

  1. Nehmen Sie sich die Zeit, einen Anbieter zu finden, dessen Produkt intelligente Fähigkeiten besitzt, mit denen Ihren Leuten konkret Arbeit abgenommen wird
  2. Stellen Sie sicher, dass der Anbieter Ihre Datenmigration automatisieren kann und bei der Gelegenheit den Datenbestand reinigt
  3. Wählen Sie denjenigen Lieferanten, der nicht nur ein System anbietet und Ihre Leute in der Benutzung schult, sondern auch in der Lage ist, die neuesten Erkenntnisse aus dem Vertrieb zu vermitteln – schließlich ist eine ständige Weiterbildung der Garant für zukünftige Erfolge

Wenn Sie nach dieser kurzen Anleitung vorgehen, um Ihre Vertriebsprozesse zu optimieren, und Ihr CRM auf den neuesten Stand bringen, dann werden sie bald die Früchte aus den Verbesserungen ernten. Damit wünschen wir Ihnen viel Erfolg!

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