Überfüllte Aufgaben-Inbox, unüberschaubare Deal-Pipelines und überlastete Mitarbeiter sind typische Phänomene, die in nahezu jedem Unternehmen mit einer Vertriebsabteilung zu beobachten sind. Der klassische Vertriebsalltag ist gekennzeichnet durch Chaos, Zeitdruck, Überforderung sowie einen ernstzunehmenden Mangel an Produktivität, der damit untrennbar einhergeht.
Erschwerend kommen noch die radikalen Umbrüche hinzu, die sich im Kaufverhalten der Kunden infolge zahlreicher gesellschaftlicher sowie technologischer Entwicklungen ereignet haben. Diese und ähnliche Faktoren stellen Unternehmen vor gigantische Herausforderungen, die mit den gängigen Herangehensweisen des traditionellen Vertriebs längst nicht mehr zu bewältigen sind.
Während die Mehrheit der Unternehmen in der DACH-Region noch der Digitalisierung hinterherhinken, profitieren die Marktführer längst von dem Einsatz KI-basierter Vertriebssysteme.
Doch was bedeutet “Künstliche Intelligenz im Vertrieb” und inwieweit stellen KI-Anwendungen eine nachhaltig wirksame sowie ressourcenschonende Lösung für die brennenden Probleme des mühseligen Vertriebsalltags dar? Genau diesen Fragestellungen wird im vorliegenden Beitrag nachgegangen.
Definition: Was bedeutet KI im Vertrieb?
Die Künstliche Intelligenz im Vertrieb bezeichnet Softwaresysteme, die vorhandene Datenbestände durch vordefinierte Algorithmen sowie mittels diverser Technologien wie z. B. Machine Learning, Predictive Analytics oder Smart Process Automation auf bestimmte Muster, Verhaltensweisen und Kausalitäten analysieren, um den zukünftigen Verlauf der Vertriebsprozesse zu prognostizieren und dementsprechend konkrete Empfehlungen bzgl. notwendiger Handlungsmaßnahmen abzuleiten bzw. die jeweiligen Maßnahmen automatisch und selbständig zu ergreifen.
Diese Definition richtet sich nach den Anwendungsmöglichkeiten der Künstlichen Intelligenz im Vertrieb sowie den Ergebnissen, die damit angestrebt sind.
Eine unabdingbare Voraussetzung für den Vertriebserfolg?
Der langfristige Erfolg Ihres Unternehmens hängt direkt proportional von der Qualität der zahlreichen Entscheidungen ab, die in den verschiedenen Bereichen, insbesondere im Vertrieb, tagtäglich getroffen werden. Um jedoch qualitativ hochwertige Entscheidungen durchführen zu können, benötigen Sie und Ihre (Vertriebs-)Mitarbeiter eine fundierte Datengrundlage.
Dank der Digitalisierung haben Sie mittlerweile den uneingeschränkten Zugriff auf gewaltige Datenmengen, die Sie theoretisch zwar für den genannten Zweck einsetzen können. Allerdings zeigt die Praxis, dass ein Informationsüberfluss zwangsläufig in Überforderung, Verwirrung und Handlungsunfähigkeit mündet.
Für die Bewältigung dieser Komplexität bedarf es einer Lösung, mit der sich die Masse an vorhandenen Daten strukturieren, analysieren, verwerten und fortlaufend automatisch aktualisieren lässt. Genau an dieser Stelle setzt die Künstliche Intelligenz an.
KI-gestützte Technologien im Vertrieb verwandeln Ihre Datenbestände in ein machtvolles Instrument und sorgen dadurch für deren maximale Verwertbarkeit mit minimalem Aufwand. Auf diese Weise werden selbst riesige Datenvolumina in Echtzeit
- erhoben
- verarbeitet
- analysiert
- klassifiziert
- strukturiert
- verknüpft
- vernetzt
- interpretiert
- nutzbar gemacht
Im Laufe dieses größtenteils vollautomatisierten Prozesses wird den ursprünglich brach gelegenen Daten Leben eingehaucht und die nötige Aussagekraft verliehen. Von nun an dienen sie Ihnen als eine unversiegbare Quelle zur Ableitung wertvoller Erkenntnisse, mit deren Hilfe Sie jederzeit und in allen Geschäftssituationen zu effektiven Entscheidungen gelangen können.
Die Künstliche Intelligenz im Vertrieb ist der Schlüssel, mit dem Sie aus dem vollständigen Potenzial der Digitalisierung schöpfen können. Jeder Schritt, der auf einer fehlenden bzw. mangelhaften Datenbasis unternommen wird, ist Spekulation – und das kann sich heute kein Unternehmen leisten, wenn es dauerhaft auf dem Markt bestehen will.
KI als Lösung für die Engpässe des traditionellen Vertriebs
Die aktuell größte Herausforderung der meisten B2B-Unternehmen ist die mangelnde Vertriebsperformance, die auf unterschiedliche Ursachen zurückzuführen ist.
Ein häufiger Grund für den zum Teil erheblichen Produktivitätsrückgang besteht darin, dass die Steuerung des Vertriebs in der Regel über Aufgaben und Deals erfolgt. Dabei hat diese Verfahrensweise umso mehr Chaos zur Folge, je höher die Anzahl der Kontakte ist.
Denn jeder neue Kontakt hat die Entstehung einer Vielzahl einzelner Aufgabenstellungen zur Folge, die allesamt rechtzeitig und sorgfältig durchzuführen sind.
Nehmen wir bspw. an, in Ihrem Unternehmen fallen pro Lead im Schnitt 20 bis 30 Aktivitäten an, was realistisch ist. Bei 250 Leads sind es circa 5.000 bis 7.000 Aufgaben in der Sales-Pipeline, denen Ihre Vertriebler über einen gewissen Zeitraum hinweg nachkommen müssen.
Diese gigantische Masse überschreitet zweifelsohne die Grenzen der menschlichen Kapazitäten und lässt sich trotz der Einführung diverser CRM-Tools nicht ohne Weiteres bewältigen – und das ungeachtet der Anzahl der Neukunden, die täglich der Pipeline hinzugefügt werden. Deshalb sehen sich Sie und Ihre Mitarbeiter gezwungen, Ihre begrenzte Zeit und Ressourcen den dringenden Verantwortlichkeiten zu widmen, die gerade am lautesten auf sich aufmerksam machen.
Die Akquisition neuer Leads bildet dabei den Mittelpunkt aller Bemühungen, sodass die Follow-ups, Wiedervorlagen sowie die Beziehungspflege zu bestehenden Kunden unterdessen stark vernachlässigt werden. Vor dem Hintergrund, dass über 80 % der Verkäufe mindestens 5 Kontakte erfordern, führt dieser Ansatz eine signifikante Reduzierung der Umsatzzahlen herbei.
Aus den bisherigen Erläuterungen lassen sich unter anderem nachfolgende Engpässe herleiten, die dem Durchbruch des traditionellen Vertriebs permanent im Wege stehen:
- Unzählige Faktoren hindern die konsequente und erfolgreiche Führung eines Leads von Anfang bis zum Ende der Sales-Pipeline.
- Gängige Software für Kundenbeziehungsmanagement sind für die zielführende Erstellung, Verwaltung und Pflege bestehender Kontakte nicht ausreichend.
- Aufgrund des hohen Aufwands, der mit der sachgerechten Nutzung und Wartung herkömmlicher CRM-Tools einhergeht, fehlt den Vertriebsmitarbeitern die notwendige Disziplin, mit den jeweiligen Lösungen auf Dauer professionell zu arbeiten.
- Mangelnde Transparenz über den aktuellen Stand der Verkaufsaktivitäten und – kennzahlen erschwert der Geschäftsführung die zielgerichtete Planung und Steuerung der Vertriebsprozesse.
- Die Anzahl der Neukunden-Eingänge fällt aus scheinbar unerklärlichen Gründen mit jedem Tag geringer aus.
Dank KI-gestützter Systeme gehören diese seit jeher im Vertrieb bestehenden Schwierigkeiten nun der Vergangenheit an. Mit ihren vielfältigen Funktionalitäten gewährleistet die Künstliche Intelligenz hocheffiziente und nahezu vollkommen automatisierte Ausführung eines Großteils der vertrieblichen Aktivitäten.
Repetitive Aufgaben wie bspw. die inhaltliche Vorbereitung der Kundengespräche, Priorisierung der Lead-Kontakte, Erstellung der Gesprächsprotokolle, Verfassen und Versenden der E-Mails sowie Datenpflege und -erfassung werden von der Vertriebs-KI im Hintergrund professionell durchgeführt. Zudem legt sie mit Blick auf die übergeordneten Vertriebsziele die nächsten folgerichtigen Umsetzungsschritte fest.
Durch die Automatisierung dieser ursprünglich manuell vollzogenen Vertriebsaktivitäten schaffen KI-gesteuerte Systeme die Rahmenbedingungen für produktives Arbeiten. Ihre Vertriebsmitarbeiter genießen maximale Freiheit, sodass sie sich zu 100 % auf die Umsatz generierenden Tätigkeiten konzentrieren können.
Darüber hinaus übernimmt die Künstliche Intelligenz die ausführliche und präzise Dokumentation aller Geschehnisse im Verlauf des gesamten Sales-Cycle. Indem sie Ihnen in Echtzeit Klarheit und Übersicht über alle relevanten KPIs in Ihrem Unternehmen bietet, befreit sie Ihren Erfolg vom Zufall. Denn dadurch sind Sie in der Lage, komplexe und kritische Geschäftsentscheidungen stets strategisch und zielführend zu treffen.
Vorteile der KI im Vertrieb
Alle Vorzüge der Einführung sowie intensiver Nutzung KI-basierter Technologien im Vertrieb aufzuzählen, würde den Rahmen dieses Beitrags sprengen. Demgemäß lässt sich die nachfolgende knappe Auflistung selbstverständlich durch unzählige weitere Punkte ergänzen:
- Die Effektivität der Vertriebsprozesse wird massiv erhöht, da stets die richtigen Schritte, in der richtigen Reihenfolge und zur richtigen Zeit getätigt werden.
- Die Anzahl der täglichen Kundengespräche je Vertriebler und damit auch die Abschlussquoten werden vervielfacht.
- Die Performance und Produktivität der Mitarbeiter wird enorm gesteigert, weil kaum noch externe Störfaktoren existieren.
- Die konstante Zunahme der Umsatzzahlen wird realisiert, da das Potential jedes einzelnen Leads entsprechend genutzt wird.
- Die Wegstrecke zum erfolgreichen Verkaufsabschluss wird spürbar gekürzt.
- Der durchschnittliche Customer Lifetime Value pro Lead wird gesteigert.
- Die Eliminierung unnötiger Ausgaben führt zu erheblichen Kosteneinsparungen.
- Kraft der Systematisierung und Automatisierung wiederkehrender Arbeitsprozesse werden zahlreiche Ressourcen und Kapazitäten freigesetzt.
- Die Fortschritte, Erfolge und Errungenschaften in Richtung der Vertriebsziele werden messbar.
- Die Führungsebene erhält die vollkommene Kontrolle über sämtliche Vorgänge im Vertrieb und kann die entsprechenden strategischen Maßnahmen einleiten.
Mögliche Einsatzfelder der KI im Vertrieb
Im Folgenden werden einige Einsatzfelder der Künstlichen Intelligenz erläutert, welche die optimale Gestaltung des Vertriebsalltags und Erleichterung der damit einhergehenden Prozesse ermöglichen.
#1. Klassifizierung und Strukturierung der Datenbestände
KI wirkt durch die Kategorisierung und Strukturierung sowie automatische Aktualisierung der Datenbestände dem gewöhnlichen Chaos in Verkaufsprozessen wirksam entgegen. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass Sie jederzeit in Sekundenschnelle auf relevante Kundeninformationen zurückgreifen können.
#2. Effektives Aufgabenmanagement
Vertriebs-KI sorgt nicht nur für ein hocheffizientes Aufgabenmanagement, sondern befreit Ihre Vertriebsmitarbeiter nahezu vollständig von den lästigen und zeitraubenden Verwaltungstätigkeiten.
Dank dem Priorisierungsverfahren KI-basierter Systeme müssen die Mitarbeiter nicht mehr darüber nachdenken, welche Aktivitäten als nächstes fällig sind und welche Termine in welcher chronologischen Abfolge wahrgenommen werden sollten.
Nicht erreichte Kontakte erhalten personalisierte E-Mails versendet, werden gesperrt und (zum nächstbesten Zeitpunkt, wenn sie erneut angerufen werden müssen) automatisch wieder entsperrt. Bei Kunden, die nicht zu den vereinbarten Gesprächsterminen erscheinen, wird eine entsprechende E-Mail-Sequenz gestartet.
Damit garantiert die KI behind the scenes eine vollautomatisierte Planung, Organisation und Durchführung der vertrieblichen Tätigkeiten, sodass sich die Vertriebler auf das Wesentliche fokussieren können: Terminieren, Qualifizieren und Abschließen der Leads.
#3. Strategische Vertriebssteuerung
Bei der strategischen Prozesssteuerung nimmt die Vertriebs-KI ebenfalls eine unersetzliche Rolle ein. Indem sie die Vertriebsleitung in die Lage versetzt, sämtliche ausschlaggebende KPIs und Kennzahlen ständig im Blick zu behalten, sorgt sie einerseits für maximale Transparenz hinsichtlich der laufenden Vertriebsaktivitäten. Andererseits erarbeitet die Künstliche Intelligenz eine valide Datengrundlage für realistische Zielsetzung, präzise Planung sowie erfolgreiche Entscheidungsfindung.
Sie können nicht nur die allgemeine Vertriebsproduktivität in Echtzeit verfolgen, sondern haben auch die Möglichkeit, das individuelle Leistungsverhalten der einzelnen Vertriebsmitarbeiter zu überblicken. Damit haben Sie alle Vorgänge in Ihrem Unternehmen stets unter Kontrolle, können Optimierungspotenziale rechtzeitig erkennen und bei Bedarf eine Kurskorrektur vornehmen.
#4. Aufstellen von Prognosen
Predictive Analytics ist eine der maßgebenden Funktionen der Vertriebs-KI und bezeichnet die Analyse der verfügbaren Kundendaten aus der Vergangenheit, um Prognosen über die zukünftige Entwicklung der Vertriebsprozesse aufzustellen.
Je umfangreicher die vorhandenen Informationen sind, desto eher kann das System wichtige Zusammenhänge identifizieren und den Verlauf der noch ausstehenden Customer Journey vorhersagen. Die Prognosen beziehen sich auf unterschiedliche Themen wie bspw.
- voraussichtliche Dauer und Länge des Verkaufszyklus
- Abschlusswahrscheinlichkeit und Kaufbereitschaft
- Cross- und Upselling-Potenziale
- mögliche Reaktion des Kunden auf bestimmte Angebote
- Erreichbarkeit der Vertriebsziele
- Umsatzprognosen
- …
Darauf aufbauend gibt die KI konkrete Handlungsempfehlungen, sodass Sie und Ihre Vertriebler genau wissen, welche Schritte als Nächstes anstehen und welche Angebote den Kunden unterbreitet werden sollten.
#5. Erstellung der Aktivitätshistorie
Mit Hilfe KI-basierter Technologien im Vertrieb können die Inhalte aller bisherigen Interaktionen zwischen einem Kunden und Vertriebler eingehend dokumentiert sowie chronologisch und übersichtlich im System abgebildet werden. Dazu zählen unter anderem Informationen wie folgende:
- Welche Leads wurden wann und wie oft kontaktiert?
- Aus welcher Quelle stammt ein Kunde und über welches Medium kam er mit Ihrem Unternehmen in Berührung?
- Wie ist der inhaltliche Verlauf der einzelnen Kontakte?
- Wie war das bisherige Kundenverhalten?
- Wie hoch ist die Erreichbarkeitsquote eines Leads?
- Wie viel Zeit hat der Verkaufsprozess beansprucht?
- Welche Maßnahmen wurden bislang für den Beziehungsaufbau in die Wege geleitet?
- …
Auf Basis der Ergebnisse aus vergangenen Kundentransaktionen liefert die Sales-KI anschließend Ratschläge zu einem gezielten Umgang mit den jeweiligen Leads und erhöht dadurch die Chancen, dass eine starke Bindung zu ihnen aufgebaut wird.
#6. Recherche nach wesentlichen Informationen
Eine gründliche Recherche vor jedem Gespräch ist für die personalisierte Ansprache und Betreuung der Interessenten von elementarer Bedeutung. Gleichzeitig ist sie eine der langweiligsten Tätigkeiten, die enorme Sorgfalt und Präzision sowie übermäßigen Zeiteinsatz erfordert.
Mit Künstlicher Intelligenz im Vertrieb entfällt diese mühsame Recherchearbeit fast gänzlich, da alle relevanten Informationen aus authentischen Quellen automatisch herausgefiltert und verfügbar gemacht werden.
KI scannt die Webseiten potentieller Geschäftskunden nach aktuellen Daten bzgl. ihrer Branche, Positionierung, Mitarbeiterzahl, Umsatzhöhe, Erreichbarkeit etc. und beschafft die Kontaktdaten der wichtigsten Ansprechpartner und Entscheider (sofern diese online vorhanden sind). Den Ergebnissen der Recherche kann auch entnommen werden, ob ein Unternehmen zur Zielgruppe gehört und als aussichtsreicher Kontakt in Betracht gezogen werden kann.
Ihre Vertriebler können somit perfekt vorbereitet ans Telefon gehen und den strategisch sinnvollen Gesprächseinstieg wählen.
#7. Förderung des Beziehungsmanagements
Infolge umfassender Datenanalysen versorgt KI Ihr Vertriebsteam mit wesentlichen Inhalten, die den Aufbauprozess einer vertrauensvollen Beziehung zu den einzelnen Leads fördern. Sie unterstützt die Vertriebler dabei, ein holistisches Verständnis für die Kundenbedürfnisse zu erlangen und basierend darauf eine individualisierte Customer Experience in jeder Phase zu gewährleisten.
Beispiele für KI-Anwendungen, welche die Förderung des Beziehungsmanagements zur Folge haben, sind Bewertung der Kundenzufriedenheit, Aufschlüsse über die Veränderung des Kaufverhaltens oder Analyse des bestehenden sowie voraussichtlichen Kundenbedarfs.
All diese Auskünfte und die daraus resultierenden Umsetzungsvorschläge befähigen Ihre Mitarbeiter zu einer effektiven Kommunikation und Interaktion mit jedem einzelnen Kunden.
#8. Erkenntnisse und Schlussfolgerungen
Eine der wichtigsten Stärken KI-gestützter Vertriebssysteme besteht darin, dass sie historische Daten aus verschiedenen Blickwinkel heraus betrachtet auswerten können.
Sollte bspw. ein langersehnter Verkaufsabschluss nicht zustande kommen oder ähnliche unerwünschte Resultate im Vertrieb erzielt werden, nimmt die Künstliche Intelligenz eine ausführliche Vergangenheitsanalyse vor, um den Ursachen des Misserfolgs auf den Grund zu gehen. Auf der gleichen Weise kann ermittelt werden, welche ausschlaggebenden Faktoren einen großen Triumph herbeigeführt haben.
Die daraus gewonnenen Erkenntnisse helfen Ihnen dabei, bereits begangene Fehler in der Zukunft nicht zu wiederholen und die für den Vertriebserfolg entscheidenden Parameter zu identifizieren.
Klassische CRM-Lösungen vs. KI-basiertes Vertriebsmanagement
Obwohl sich die weitverbreiteten CRM-Tools bei der Strukturierung und Verwaltung der Vertriebsaktivitäten als hilfreich erwiesen haben, sind sie für die ganzheitliche Lösung der Vertriebs-Engpässe ungeeignet.
In der nachfolgenden tabellarischen Gegenüberstellung wird anhand einiger Beispiele verdeutlicht, wie sich ein KI-basiertes Vertriebsmanagement von den gängigen CRM Systemen unterscheidet.
| Klassische CRM-Lösungen | KI-basiertes Vertriebsmanagement |
| Bei CRM-Software-Systemen erfordern die meisten administrativen Aufgaben weiterhin manuelle Eingriffe. | Sales-KI gewährleistet eine vollautomatisierte Durchführung repetitiver verwaltungstechnischer Tätigkeiten. |
| CRM-Tools sind zum eigenständigen Lernen nicht imstande und daher statisch. | Intelligente Vertriebssysteme sind dynamisch, da sie sich im Rahmen des maschinellen Lernens laufend weiterentwickeln. |
| Die Prognosen der CRM-Software stützen sich auf die Analyse einer beschränkten Datenbasis, deshalb bieten sie keine aussagekräftige Grundlage für die Auswahl der richtigen Entscheidungen. | KI-gestützte Systeme sind in der Lage, immense Datenmengen in Echtzeit zu analysieren und daraus wertvolle Erkenntnisse sowie präzise Vorhersagen über die zukünftige Entwicklung des Unternehmens abzuleiten. |
| Die Handlungsvorschläge der klassischen Customer Relationship Management Systeme weisen nicht die erforderliche Validität und Zuverlässigkeit auf. | Basierend auf fundierten Datenanalysen sowie mit Blick auf die vorgegebenen Vertriebsziele gibt KI konkrete Ratschläge und Empfehlungen für das weitere Vorgehen. |
| CRM-Lösungen sind auf die Standardisierung der Verkaufsprozesse fokussiert. | KI ermöglicht die Personalisierung und Individualisierung der Customer Experience in allen Phasen der Customer Journey. |
| CRM-Tools bieten lediglich Insellösungen für bestimmte Engpässe im Vertrieb. | KI strebt eine ganzheitliche Steuerung der Vertriebsprozesse an. |
| Die Wartung und Pflege konventioneller CRM-Systeme ist mit hohem Zeit- und Ressourcenaufwand verbunden. | Vertriebs-KI erfordert keine Wartung, da sie sich selbstständig aktualisiert. |
Die perfekte Symbiose aus Talent- und Systemvertrieb
Wer vorhat, der Künstlichen Intelligenz Einzug in das eigene Unternehmen zu gewähren, stößt womöglich auf Widerstand seitens der Vertriebsmitarbeiter, die befürchten, die Umstellung auf die neue Technologie würde die Abschaffung ihrer Arbeitsplätze im Gefolge haben.
In Wahrheit sind zeitgemäße KI-basierte Tools jedoch außerstande, die menschliche Komponente im Vertrieb zu eliminieren. Zudem sind sie gar nicht für diesen Zweck entwickelt. Ihr Ziel besteht vielmehr in der Effizienzsteigerung des traditionellen Talent-Vertriebs, indem sie diesen durch adäquate Systeme und Automatismen perfekt ergänzen und unterstützen.
KI fungiert somit als Assistenz im Vertrieb und als unerlässliches Werkzeug im Dienst der kompetenten Vertriebler, das sie dazu befähigt, ihre primäre Verpflichtungen in höchster Qualität zu erfüllen:
- Erfolgreiche Verwirklichung der vorgegebenen Umsatzziele
- Professionelle Führung der Kundengespräche
- Aufbau sowie anhaltende Pflege einer persönlichen Beziehung zu den Leads
- Akquise und Gewinnung der Neukunden
Bei der zuverlässigen Ermittlung der wahren Bedürfnisse, Empfindungen, Ängste, Probleme und Einwände der Interessenten gelten die Charaktereigenschaften eines exzellenten Vertrieblers nach wie vor als elementare Erfolgsfaktoren und lassen sich durch Künstliche Intelligenz nicht ersetzen.
