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Vertriebsoutsourcing – geballte Kraft für ihr Vertriebsteam

Aktualisiert am 20. April 2023 von Muhammed Bagriacik

 

Beim Gedanken an Vertriebsoutsourcing mag mancher die Augenbrauen lüpfen. Wer macht denn sowas? Die Betreuung der Kunden in fremde Hände geben? Doch wenn man kurz nachdenkt, dann merkt man, dass zum Beispiel externe Call Center genau das machen: Vertriebsoutsourcing anbieten. Unternehmen nutzen dies wie selbstverständlich seit sehr langer Zeit – und niemanden stört’s.

Viele Firmen arbeiten mit Partnern für die Kundenbetreuung. Das sind zum einen Unternehmen, die entweder nur Geschäfte vermitteln, und von der Vermittlungsprovision leben. Zum anderen gehören dazu auch die Servicepartner, die Projekte verkaufen und die Umsetzung gleich selber erledigen. Auch das ist Vertriebsoutsourcing. Und schließlich gibt es die Fälle, in denen der tatsächliche Vertrieb oder Teile des Vertriebsprozesses an extern vergeben werden.

Bar aller Philosophie – reden wir lieber über das Geschäft. Wie Vertriebsoutsourcing auch für Ihr Unternehmen zum lukrativen Umsatzbringer wird, erfahren Sie hier. Lesen Sie weiter!

Warum Vertriebsoutsourcing sinnvoll ist

Sich von außerhalb Vertriebsunterstützung zu holen, ist oft sinnvoll, und manchmal unumgänglich. Diese Situation wird häufig ignoriert, und sie tritt bei kleinen Firmen und Start-Ups regelmäßig auf.

Jedes Unternehmen benötigt zahlende Kunden, um zu überleben. Genau dafür existieren Vertriebsteams. Wenn die Firma aber so klein ist, dass selbst ein einziger Vertriebler zu viel wäre, dann wird meist einer dieser beiden Fehler begangen:

  • Es wird ein teurer Vertriebler eingekauft, der neben dem Vertrieb noch andere Aufgaben bekommt.
  • Es wird ein vorhandener Mitarbeiter (oder eine Mitarbeiterin) damit beauftragt, unter anderem noch den Vertrieb zu schmeißen.

Manchmal ist der eigene Vertrieb der falsche Weg

Die beiden Beispiele zeigen, wie man es nicht machen soll. Der hochbezahlte Vertriebler, der nebenbei noch im Marketing oder in der Produktion aushilft, ist eine teure Ressource für billige Arbeit. Das ist rausgeschmissenes Geld. Der vorhandene Mitarbeiter, der zusätzlich Vertrieb macht, ist selten qualifiziert, effektiv Kundenbusiness an Land zu ziehen. Beides funktioniert also nicht.

Die dritte Lösung: externer Vertrieb

Diese Situation ruft geradezu nach Sales-Outsourcing. Externe Ressourcen können flexibel eingesetzt werden. Sie stehen nur dann auf der Rechnung, wenn sie auch eingesetzt wurden. Diese Vertriebsstrategie wird leider in viel zu viel Fällen ignoriert.

Mehr als 80 Prozent der frisch gegründeten Startups in Deutschland sind nach drei Jahren pleite. Meist liegt der Grund in einer falsch gelagerten Vertriebsplanung.

Weitere Gründe sprechen für Vertriebsoutsourcing

Es sind nicht nur die kleinen Unternehmen, die sich mit externem Vertrieb verstärken können. Die Szenarien, in denen Vertriebsoutsourcing sinnvoll ist, sind mannigfaltig.

Flexibilität bei der Expansion

Es gibt viele Firmen, die mehr Flexibilität im Vertriebsmanagement benötigen. Große Unternehmen, die neue Märkte besetzen wollen, und die ein neues Produkt lanciert haben, brauchen zum Beispiel schnell einsetzbare Vertriebsleute – und zwar dann, wenn die Neuheit zum Renner wird. Wird das Potential nicht ausgeschöpft, dringen stattdessen Konkurrenten in die Marktanteile. Entwickelt sich das neue Produkt verhaltener, als angenommen, wären eigene Vertriebsleute überflüssig und kostspielig.

Ergänzung bei verschiedenen Schritten des Vertriebsprozesses

Vieles im Vertrieb ist heute anders, als es früher einmal war. Die klassische Kundenbetreuung, die oft aus netten Unterhaltungen, Kaffee und dem Auftragsbüchlein bestand, wird heute kaum noch benötigt. Ein Team aus alteingesessenen Betreuern kann durch einen externen Closer ergänzt werden – einen Knipser, der die Projekte kompromisslos zum Abschluss bringt. Eine solche Aufteilung des Vertriebsprozesses in hintereinander liegende Schritte wird sequenzielle Aufteilung genannt.

Ein weiteres, häufig anzutreffendes Beispiel ist die technische Unterstützung. Technisch anspruchsvolle und erklärungsbedürftige Produkte müssen einem Kunden immer auf zwei Arten beigebracht werden. Insbesondere, wenn es ein teures Investitionsobjekt ist. Zum einen muss der Kunde verstanden haben, welchen finanziellen Vorteil sein Unternehmen aus der Verwendung des Produktes zieht. Zum anderen muss er die Chance erhalten, wenigstens rudimentär zu verstehen, was bei dem Produkt im Hintergrund geschieht, wenn es zum Einsatz kommt. Schließlich soll die Technik ja nicht aussehen, wie Zauberei oder Hexenwerk.

Grundsätzlich stehe ich ja auf dem Standpunkt, dass es nichts gibt, was ein guter Vertriebler nicht kann. Und doch erfordert das gerade beschriebene Duett an Anforderungen in vielen Fällen das Talent von sowohl einem Vertriebler, als auch einem Techniker. Die Kommunikation und das Übertragen der Vorteile des Produktes auf das Geschäftsmodell des Kunden, ist Vertriebssache. Der Techniker ist in der Lage, zu erklären, wie es das fertigbringt.

Ein solcher Mitarbeiter kann wunderbar als externe Ressource gebucht werden, um Präsentationen, Live-Demonstrationen und Workshops beim Kunden durchzuführen. Dies aber nur, wenn ein Projekt die Reife erlangt hat.

Kaltakquise und Geschäftsanbahnung: Call Center

Das bekannteste Beispiel für die sequenzielle Ergänzung im Vertriebsprozess ist das Call Center. Dort sitzen Spezialistinnen und Spezialisten, die an die Arbeit am Telefon gewöhnt sind. Das Telefon verleiht eine einzigartige Reichweite – zwar nicht vergleichbar mit E-Mail-Kampagnen oder Anzeigen in sozialen Medien – aber als einzige wirklich individuell zugeschnitten. Am Telefon kann sich der Mitarbeiter auf jeden einzelnen Kunden wirklich konzentrieren.

Versierte Vertriebsspezialisten im Call Center erreichen gerne 40 und mehr Kunden am Tag.

Call Center kommen zum Einsatz bei Produkten, die einerseits so erklärungsbedürftig sind, dass deren Notwendigkeit nicht in einer Annonce erklärt werden kann, jedoch auch nicht so komplex, dass die Mitarbeiter erst aufwändig geschult werden müssen.

Call Center zum Abgeben des unangenehmen Cold Calls

Oftmals werden Call Center als reines Vehikel für Lead Generation verwendet. Dabei obliegt es den Mitarbeitern, die für viele Vertriebler als unangenehm empfundenen Kaltanrufe zu tätigen. Dafür wird insbesondere das Talent benötigt, völlig schmerzfrei einen Neukunden nach dem anderen anzurufen. Dabei dürfen Zurückweisungen, Beschimpfungen und unhöfliches Benehmen nicht die Suppe versalzen. So etwas kommt bei Kaltakquise nämlich immer vor.

Vertriebsoutsourcing für die Kostenreduktion

Nicht jeder Schritt im Vertriebsprozess erfordert die gleichen Skills. Deshalb sind auch die beteiligten Mitarbeiter unterschiedlich teuer. Dabei liegt es selbstverständlich nahe, die Mitarbeiter so auszuwählen, dass jeder optimal, also keiner über-, und keiner unterqualifiziert ist. Unternehmen entgegnen dieser Überlegung, in dem verschiedene Abteilungen den Vertriebsprozess begleiten.

Firmen, die aufgrund ihrer Größe solche Ressourcen nicht aufbauen können oder wollen, gehen den Weg des Vertriebsoutsourcing. Externe Mitarbeiter können dann mit Aufgaben betraut werden, wie:

  • Lead Generation
  • Terminplanung und Terminverwaltung
  • Angebotserstellung
  • Customer Service
  • Organisationsmanagement, Events, Messen, etc.

Viele Teilbereiche in der Vertriebskette können flexibel per Vertriebsoutsourcing nach extern vergeben werden. Interessant wird dieser Aspekt dadurch, dass viele Aufgaben auch von künstlicher Intelligenz im Rahmen des CRM erledigt werden können. Doch davon mehr am Ende des Artikels.

Vertriebsoutsourcing hat verschiedene Gesichter

Vertriebsoutsourcing kann auf verschiedenste Art und Weise in den Verkaufsprozess eingebunden sein.

Paralleles Vertriebsoutsourcing

Grundsätzlich wird Vertriebsoutsourcing immer dann eine Rolle spielen, wenn es zu aufwändig wäre, eine feste Ressource zu installieren. In manchen Fällen wird der Vertrieb für eine bestimmte Zeit durch externe Kräfte verstärkt. Die vertrieblichen Bemühungen der eigenen Ressourcen laufen dann parallel zu denen des Dienstleisters.

Eine solche gleichzeitige Vorgehensweise kann zeitlich begrenzt sein, oder als dauerhaftes Modell eingeführt werden. Die Grenzen zwischen den Vertriebsdienstleistern und selbständigen Vertriebspartnern verschwimmen dann. In beiden Fällen werden die externen Vertriebler abhängig vom Erfolg bezahlt – der Dienstleister vom Auftraggeber, und der Partner direkt vom Kunden.

Eine kurze Übersicht hilft, den Überblick zu bewahren.

Verschiedene Formen des Vertriebsoutsourcing

Call-Center

Im Call-Center arbeiten reine Vertriebler, die häufig auf Akquise spezialisiert sind, und nur selten Projekte abschließen.

Vorteile:

Call-Center sind vergleichsweise günstig und nehmen die unangenehme Akquisearbeit ab.

Nachteile:

Im Call-Center ist selten Zeit, die Mitarbeiter auf das Kundenprodukt speziell auszubilden. Die Beratung ist also entsprechend oberflächlich.

Outgesourcte Vertriebsmannschaft

Vertriebler, die echte Profis sind, übernehmen die Arbeit vom ersten Kundenkontakt bis zum Projektabschluss.

Vorteile:

Der Aufwand, einen Mitarbeiter zum echten Vertriebsprofi auszubilden, entfällt für den Produzenten. Besonders bei kleinen Firmen ist dies oftmals die einzige wirtschaftliche Vorgehensweise. Reiner externer Vertrieb ist flexibel, um nach Bedarf auch nur Teile des Vertriebsprozesses zu übernehmen.

Nachteile:

Es fehlt die Bindung der Vertriebler zum Hersteller, da sie üblicherweise für verschiedene Hersteller parallel arbeiten.

Vertriebspartner:

Unabhängige Unternehmen verdienen am Verkauf der Produkte über eine Provisionsvereinbarung. Komplexe Projekte können auch vom Partner direkt umgesetzt werden. Der Hersteller profitiert von einer risikolosen und kostenfreien Erweiterung des Kundenkreises.

Vorteile:

Gut laufende Partnerbeziehungen bescheren dem Hersteller zusätzliche Reichweite, ohne selber die Kosten für den Vertrieb tragen zu müssen.

Nachteile:

Ein Partner, der von Null aus in den Vertrieb einsteigt, wird etliche Zeit benötigen, bis er die ersten Umsätze bringt. Darüberhinaus kann es zwischen Partnern und Herstellern durchaus zu Konkurrenzsituationen kommen.

Vertriebspartner – die häufigste und wichtigste Art des Vertriebsoutsourcing

Alle bisher genannten Möglichkeiten des Vertriebsoutsourcing laufen nach einer einheitlichen Formel ab. Der Auftraggeber, meist der Hersteller des Produkts, sucht Verstärkung im Vertrieb. Der externe Dienstleister wird beauftragt, und vom Hersteller bezahlt. Die Bezahlung kann als fixer Betrag oder als erfolgsabhängige Prämie vereinbart werden. Beide Modelle existieren.

Bei aller Flexibilität ist das Vertriebsoutsourcing also immer ein ständiger Kostenfaktor in der Kalkulation des Produzenten. Vertriebspartnerschaften haben sich als ein alternatives Modell im Vertriebsoutsourcing entwickelt, und sind längst das wichtigste Standbein beim externen Vertrieb.

Wie funktioniert eine Vertriebspartnerschaft?

Ein Unternehmen, das auf Vertrieb spezialisiert ist – oder auf eine bestimmte Branche – bietet sich als Vertriebspartner an. Diese Partnerschaft wird im Partnervertrag geregelt. Nicht selten bezahlen Partner sogar eine Gebühr dafür, dass sie das Produkt des Herstellers verkaufen dürfen.

Partner genießen besonderen Service beim Hersteller, zum Beispiel Unterstützung beim Vertrieb und Marketing sowie bei der Umsetzung von Projekten. Viele produzierende Unternehmen beschäftigen sogar einen ausgewiesenen Partner-Betreuer.

Womit der Partner sein Geld verdient

Partner in einer gut laufenden Vertriebspartnerschaft können die Produkte und Dienstleistungen des Herstellers zum besonders günstigen Preis einkaufen. Für die Geschäfte mit den Endkunden sind sie frei, ihre eigene Kalkulation und damit Preispolitik aufzusetzen. Allerdings sind in manchen Branchen auch die Endpreise vorgegeben, doch das ist eher die Ausnahme.

Unter dieser Prämisse kann ein Partner frei schalten und walten. Findet er einen Kunden, kann er mit dem guten Einkaufspreis kalkulieren, und damit seine Gewinnmarge realisieren. Nicht selten führen Hersteller und Partner gemeinsam Projekte beim Endkunden durch. Wenn die Partnerschaft diese Bezeichnung verdient, ist nahezu alles möglich, was für zufriedene Kunden sorgt.

Es gibt noch mehr, als nur Verdienstmöglichkeiten

Hersteller haben in den meisten Fällen ein Interesse am Erfolg der Partner. Zum einen werden damit zusätzliche Umsätze generiert und Reichweite erzeugt. Zum anderen steigt mit einem guten Partnernetzwerk auch das Renommée für Produkt, Marke und Hersteller.

Für eine gut laufende Vertriebspartnerschaft sind ein paar Ingredienzen notwendig, die man als Hersteller eines Produkts allerdings zu liefern im Stande sein muss.

  • Ein Produkt, das beim Verkauf einen großen Anteil an Vermittlungsprovision ausspucken kann
  • Ein Produkt, das nicht einfach nur verkauft, sondern auch beim Kunden eingeführt und installiert werden muss
  • Ein Betreuer, der gesondert auf Vertriebspartner abgestellt ist, und die dort vorhandenen Mechanismen ordentlich zu bedienen versteht

Warum eine Vertriebspartnerschaft für beide Seiten perfekt, und dennoch schwierig ist

Der Hersteller eines Produkts hat an einem guten Vertriebspartner nur Vorteile. Eine Vertriebspartnerschaft sorgt dafür, dass die Produkte des Herstellers unters Volk gebracht werden, ohne dass er dafür Vertriebskosten zu schultern hat. Dies macht nämlich alles der Vertriebspartner.

Der Partner selber hat ebenfalls einen Vorteil, denn er bekommt vom Hersteller ein Geschäftsmodell zur Verfügung gestellt, das er nur noch umzusetzen braucht. Projekte mit einem großen Consultinganteil sind besonders gut von Vertriebspartnern umzusetzen. Der Vertriebspartner kann sich dafür eigene Expertise aufbauen, die wiederum als gutes Verkaufsargument verwendbar ist.

Bis eine solche Partnerschaft jedoch rund läuft, muss der Partner auf eigene Rechnung seinen Laden am Laufen halten. Diese erste „Saure-Gurken-Zeit“ bedeutet für viele solcher Unternehmungen das frühe Aus. Dafür gibt es jedoch eine Lösung. Schauen wir uns die Details an.

Die Vertriebsprovision

Für indirekte Vertriebsmodelle bietet sich Unternehmenssoftware als gutes Beispiel an. Das Produkt, das verkauft wird, ist nicht physisch. Es ist nur eine Lizenz zur Verwendung der Software, die beliebig oft multipliziert werden kann. Aus diesem Grund ist der Hersteller auch in der Lage, sehr flexible Provisionsmodelle anzubieten. Es ist keine Seltenheit, dass Softwarehersteller sich ausschließlich auf die Entwicklung konzentrieren, und der Vertrieb komplett von unabhängigen Partnern erledigt wird.

Auch Hersteller, die eine eigene Vertriebsmannschaft haben, freuen sich über die zusätzlichen Umsätze, die ein fähiger Partner generiert.

Die Partner wiederum sind ebenfalls in einer vorteilhaften Situation. Sie müssen sich nicht über ein Geschäftsmodell Gedanken machen. Sie richten all ihren Fokus auf die Ausbildung der Vertriebsmannschaft. Der Vertriebserfolg kommt durch diese Qualität. Die Entwicklung des Produkts, die Wartung, aber auch die Werbung kommt vom Hersteller.

Der Consulting-Anteil

Vertriebspartner sichern sich durch die Kooperation mit dem Hersteller einen zweiten, großen Vorteil. Sie können nämlich durch die Umsetzung der Projekte weitere Einnahmen erzielen. Gerade bei Unternehmenssoftware ist es üblich, dass die Anwendungen eingerichtet und oft sogar angepasst werden. Nicht selten werden zusätzliche Module oder Funktionen individuell entwickelt. Datenmigration und die Schulung des Personals stehen ebenfalls auf dem Programm.

Auch der Produzent zieht Vorteile aus einer solchen Konstellation. Partner, die selber ihre Projekte umsetzen können, sind ein gutes Aushängeschild für den Hersteller, und sie helfen, die Produkte in die Breite zu bringen.

Nur der Anfang ist schwer

Ein Vertriebspartner baut seine eigene Vertriebs-Organisation auf. Er investiert dazu Zeit und Ressourcen. Dies kann sich einige Monate, manchmal sogar Jahre hinziehen, bevor über gewonnene Kunden Geld ins Haus kommt. Diese Investition muss der Partner bereit sein, auf sich zu nehmen.

Es gibt auch Fälle, in denen es anders ist. Dort beginnt das Leben eines Vertriebspartners mit einem Kunden. Der Partner gewinnt den Kunden in der Start-Up-Phase und wächst mit den Projekten dort im Haus. Auf diese Weise finanzieren sich die Bemühungen und weitere Kunden von selbst. Nur dann sind die genannten Herausforderungen marginal.

Der Hersteller muss den Partner gut betreuen

Das häufigere Szenario ist, dass ein Partnerunternehmen bereits mit voller Teamstärke auftritt. Vertrieb, Marketing, Technik, Consulting, Verwaltung – alles ist dann schon am Start und verursacht Kosten. Diese Kosten müssen von Umsätzen refinanziert werden, und zwar so schnell, als möglich.

In dieser Phase sollte der Hersteller den Partner an der Hand nehmen, ihn bei der Ausbildung seiner Vertriebskompetenzen unterstützen. Der eleganteste Kniff, eine solche Vertriebspartnerschaft auf die Überholspur zu bringen, ist ein schlüsselfertiger Kunde. Betreibt der Produzent seinen eigenen Vertrieb, kann er in großzügiger Weise ein kurz vor dem Abschluss stehendes Projekt an den Partner übergeben. Die dadurch verdiente Provision wirkt für den Partner wie Aktivierungsenergie.

Der letzte Schritt ist wirklich wichtig, da es an dieser Stelle eine entscheidende Phase für den angehenden Partner gibt. Soll sich das ganze Geschäftsmodell rechnen, muss in nächster Zeit ein lukrativer Kunde gewonnen werden. Dieser wird dem Partner vom Auftraggeber sozusagen auf dem Tablett serviert.

Geschieht dies nicht, könnten die Geldreserven knapp werden. Ist die Liquidität aufgebraucht, fällt das ganze Business in sich zusammen. Am Ende hätten beide verloren, der Vertriebspartner und der Hersteller.

Vertriebspartner ordentlich wählen

Vertriebsoutsourcing muss immer als langfristiges Geschäft angesehen werden. Ein Unternehmen, das externe Vertriebslösungen anbietet, und schnellen Erfolg verspricht, sollte auf jeden Fall kritisch betrachtet werden. Eine gewisse Anlaufzeit ist normal im Geschäft, und wer das verschweigt, handelt unlauter.

Zugekaufte Mitarbeiter, die Vertriebsaufgaben übernehmen sollen, benötigen in jedem Fall umfangreiche Schulung. Insofern darf auch Unternehmen misstraut werden, die ihre Leute als Profis in der Art anpreisen, dass sie unabhängig sofort loslegen können.

Outgesourcter Vertrieb wird zunächst keine Kosten senken. Im Gegenteil: In der Phase, in der die externen Mitarbeiter geschult werden, übersteigen die Kosten die Einnahmen. Wenn Ihnen jemand Vertriebsoutsourcing als Sparmaßnahme anbietet, sollten Sie sich in eine andere Richtung orientieren.

Vertriebsoutsourcing durch den Computer dank intelligenter CRM-Systeme

Weiter oben in diesem Artikel wurden verschiedene Aufgaben im Vertriebsprozess erwähnt, die sich auch für das Outsourcing eignen würden. Vielfach ist noch gar nicht im breiten Bewusstsein verankert, dass CRM-Systeme etliche dieser Aufgaben übernehmen können. Ob Recherchen für Lead Generation, Unterstützung beim Erstkontakt am Telefon, oder bei Terminmanagement und Terminvereinbarung – intelligente CRMs nehmen dem Vertriebler etliche Aufgaben ab.

Vertriebsoutsourcing durch den Computer

Vertriebsoutsourcing kann auch in-house von einem CRM durchgeführt werden.

Gute CRM-Systeme sind durch Machine Learning in der Lage, Tätigkeiten selbständig auszuführen. Damit bleibt dem Vertriebler effektiv mehr Zeit für die Dinge, die er am besten macht.

Wenn Sie ein solches System suchen, dann achten Sie auf die wichtigen intelligenten Funktionen. Stellen Sie zudem sicher, dass der Lieferant nicht nur die Software anbietet, sondern auch in der Lage ist, ein Dienstleistungspaket mitzuliefern. Die besten Unternehmen richten das System komplett für Sie ein, inklusive aller individuellen Einstellungen. Sie migrieren die Daten aus Ihren Bestandssystemen mit Hilfe intelligenter Algorithmen, und bereinigen so Ihren Datenbestand.

Im Idealfall können sie Ihre Vertriebler nicht nur den perfekten Umgang mit dem neuen System lehren, sondern gleich die Vertriebsmethodik auf den neuesten Stand bringen. Es ist durchaus möglich, dass Sie dann kein Vertriebsoutsourcing mehr benötigen, sondern so schlank und modern aufgesetzte Vertriebsprozesse einführen, dass Sie die Arbeit bestens alleine erledigen können.

Folgende Marktführer setzen auf 10XCRM

Mit 10XCRM haben wir in circa 4 Monaten unseren Umsatz von knapp 6-stellig im Monat auf über 1.500.000 € pro Monat skaliert.

Lukas Lindler

Experte für digitalen Vertrieb und Social-Media-Marketing. GF Lukas Lindler Holding GmbH

 

10XCRM ist mit Abstand das effektivste Vertriebssystem, was ich in 25 Jahren als Verkaufstrainer jemals gesehen habe! 

Carsten Beyreuther

Führender Verkaufstrainer
im D/A/CH Raum. GF beyreutherTRAINING Schweiz AG

Ich will 10XCRM nicht weiterempfehlen, denn es ist ein unfairer Marktvorteil für jedes Unternehmen mit einem Telefonvertrieb.

Nick Geringer

Online-Marketing-Experte & Coach. GF WeBuildBrands & Nick Geringer GmbH