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So hilft Vertriebsreporting beim Skalieren

Aktualisiert am 30. April 2024 von Muhammed Bagriacik

Skalierbarkeit ist ein bedeutender Faktor für den Vertriebserfolg, denn dadurch erreichen Sie höchstmögliche Effizienz. Ihr Unternehmen kann ohne besonderen finanziellen Mehraufwand expandieren. Wenn Sie eine Umsatzsteigerung anstreben, sollten Sie Ihren Vertrieb also unbedingt skalieren. Dadurch entstehen entscheidende Wettbewerbsvorteile gegenüber der Konkurrenz und Ihre Verkaufschancen erhöhen sich. Denn eine Zunahme an Effizienz birgt hohe Potenziale. In Kombination mit intelligenter Vertriebsprozessoptimierung ergibt sich ein Erfolgscocktail mit enormen Gewinnmöglichkeiten. Dank regelmäßigem Vertriebsreporting verfolgen Sie den Weg zum Maximalerfolg konsequent und strategisch.

Die Skalierung Ihres Vertriebs ist also deshalb so erstrebenswert, weil eine Umsatzsteigerung dadurch ohne komplizierte Finanzierung möglich wird. Den Begriff Skalierbarkeit kann man darum fast als Synonym für wirtschaftliche Effizienz verwenden. Anfängliche Investitionen lassen sich in einem attraktiven Zeitrahmen mit entsprechend niedrigen Fixkosten ausgleichen. Daraus ergibt sich eine hohe Flexibilität, eine der wichtigsten Eigenschaft eines skalierbaren Vertriebs. Vor allem digitale Angebote bringen diese Eigenschaft mit sich, wie beispielsweise Online-Webinare oder -Kurse. Diese werden nur einmal produziert und sind dann beliebig abrufbar. Es handelt sich also um skalierbare Produkte ohne Kapazitätsgrenzen.

Eng verbunden mit der Skalierbarkeit von Geschäftsmodellen, Prozessen oder Produkten ist der Faktor Automatisierung. Denn die künstliche Intelligenz bringt in Verbindung der Flexibilität durch Skalierung größtmögliche Effizienz in Ihre Abläufe, selbstverständlich auch in die Vertriebsprozesse. Wenn Sie Ihr Unternehmen also gleichzeitig skalieren und automatisieren, gewinnen Sie aus dieser Kombination noch wirksamere Wettbewerbsvorteile und größtmögliches Erfolgspotenzial. Mit einem durchdachten Vertriebsreporting überwachen Sie den Weg zum Maximalerfolg, so dass die Kurve immer nach oben zeigen wird.

Die Umsetzung macht den Erfolg aus

Wenn Sie Ihre Skalierung planen und die künstliche Intelligenz dafür nutzen wollen, ist akribisches Vertriebsreporting also ein wichtiger Erfolgsaspekt. Vorher müssen Sie sich aber darüber Gedanken machen, wie Sie Ihre Wachstumspläne in die Tat umsetzen wollen. Denn dafür brauchen Sie eine optimale IT-Infrastruktur, die punktgenau zu Ihrem Vertrieb und Ihrem Vorhaben passt. Die wichtigste Software in diesem Zusammenhang heißt CRM. Die Analysten von Forrester Research halten dieses Tool sogar für das Herz jedes Unternehmens, wie es in dem Artikel ‚The Future Of CRM: A Forrester Perspective‘ gleich eingangs heißt. Der Forrester-Analyst William Brand hat bereits im Jahr 2013 eine Studie zum Thema Customer Relationship Management aufgelegt. Im Fazit gibt er Unternehmen die bis heute gültige Empfehlung, bei der CRM-Software nach innovativen Lösungen zu suchen. Brand bezeichnet es als große Herausforderung, durch den CRM-Dschungel zu navigieren, wie er die undurchsichtige Marktsituation benennt. Lassen Sie sich auf diesen Urwald am besten erst gar nicht ein.

So programmieren Sie sich Ihren Vertriebserfolg

Es sind also vier Säulen, die einen langfristigen Vertriebserfolg ausmachen. Wie bei einem stabil stehenden Tisch müssen alle Standbeine gleich lang und einheitlich gewichtet sein, damit robuste Verlässlichkeit entstehen kann.

#1. Skalierung

Wenn Sie unkompliziert wachsen wollen, dann ist Skalierung Pflicht. Skalierbarkeit bringt darüber hinaus Flexibilität ins Unternehmen und erleichtert die innovative Anpassung an neue Marktsituationen. Der erste Schritt zu maximaler Effizienz.

#2. Automatisierung

Mit Automatisierung setzen Sie Ressourcen frei. Die wichtigste Ressource im Vertrieb ist Zeit, dank automatisierter Prozesse können Ihre Vertriebsmitarbeiter diese noch optimaler nutzen. Wiederkehrende monotone Aufgaben übernimmt die KI, was die Motivation der Verkäufer enorm steigert. Schritt zwei auf dem Weg zu maximaler Effizienz.

#3. Vertriebsreporting

Sämtliche Abläufe überwachen Sie permanent mit regelmäßigem Vertriebsreporting. Denn den Erfolg Ihrer Maßnahmen sollten Sie nicht dem Zufall überlassen. Auch minimale Fehlentwicklungen detektieren Sie auf diese Weise sofort und können unmittelbar gegensteuern. So erreichen Sie eine dauerhafte Optimierung Ihrer Vertriebsprozesse. Und den dritten Schritt zu maximaler Effizienz.

#4. Umsetzung

Für die praktische Umsetzung Ihrer Erfolgsstrategie brauchen Sie ein intelligentes CRM-Tool. Damit erreichen Sie eine optimale Prozessautomatisierung. Und gehen den letzten Schritt zu maximaler Effizienz.

Im vierten und letzten Schritt geht es um die konkrete Programmierung Ihres Erfolgs. Denn skalierte Prozesse, intelligente Automatisierung und stetiges Vertriebsreporting führen nur dann zu einer Umsatzsteigerung, wenn die praktische Umsetzung stimmt. Und zur Erreichung maximaler Effizienz tut es eine gängige Software eben nicht. Denn sonst könnte dieses Ziel ja jeder mit seinem handelsüblichen CRM-Tool erlangen. Das ist aber offensichtlich nicht der Fall. Halten Sie sich also lieber an die Empfehlung des Forrester-Analysten William Brand und suchen Sie nach einer innovativen Lösung. Das wäre in diesem Fall eine individuelle Programmierung.

➜ Ihr Mitbewerber liest folgenden Artikel:  Automatisierte Kundengewinnung: Schneller & einfacher

Ein CRM-System, das exakt auf Ihre spezifischen Vertriebsanforderungen zugeschnitten wird, ist mehr als innovativ. Es passt zu Ihren Bedürfnissen wie die berühmte Faust aufs Auge. Und ist deshalb der ultimative Erfolgsbooster für Ihren Vertrieb. Anders ausgedrückt: Ihr vorprogrammierter Vertriebserfolg. Der sich auf maximaler Effizienz begründet.

Mit Ihrer perfekt individualisierten Automatisierungs-Workflow-Plattform verwirklichen Sie:

  • Kundenbeziehungsmanagement (CRM)

Mit automatisierten Abläufen managen Sie den gesamten Verkaufsprozess von der Leadgenerierung und die Kontaktaufnahme über den Abschluss bis zu adäquaten Maßnahmen der Kundenbindung.

  • Kundenanalyse

Segmentieren Sie Ihre Kunden und finden Sie heraus, wer Ihre potentesten Käufer sind. Die Potenzialanalyse verrät Ihnen, wer Ihnen die meisten Gewinne einbringt.

  • Datenanalyse

Managen Sie die Informationsflut aus dem World Wide Web mit individueller CRM-Power. Die Ergebnisse Ihrer letzten Wettbewerbsanalyse werden genauso intelligent ausgewertet wie die aus der aktuellen Kundenbefragung gewonnenen Daten. Big Data wird dadurch vom organisatorischen Albtraum zum wirksamen Wettbewerbsvorteil umgemünzt.

Kunden sind die Begründer und die Wahrer Ihres Erfolgs. Also ist Customer Relationship Management das Fundament Ihres Siegeszugs zu maximaler Effizienz und ultimativer Gewinnsteigerung. Bauen Sie dieses Fundament solide auf. Ihr Eigenheim würden Sie ja auch nicht auf Legosteinen errichten. Denn die Grundmauern müssen zur Architektur passen. Genauso wie die Programmierung Ihrer Software zur Architektur Ihres Vertriebs passen sollte. Informieren Sie sich am besten noch heute über die Möglichkeiten eines maßgeschneiderten CRM-Fundaments. Das könnte Ihr entscheidender Wettbewerbsvorteil werden, denn dadurch unterscheiden Sie sich maßgeblich von anderen Marktteilnehmern. Wählen Sie die individuelle Lösung, bevor Ihre Konkurrenten Ihnen damit zuvorkommen.

Ein handelsübliches CRM-Tool, das nach dem Motto ‚Eines für Alle‘ programmiert wurde, haben wahrscheinlich alle Ihre Wettbewerber zur Verfügung. Diese Lösung kommt aber eher dem Legoprinzip gleich. Daraus können Sie alles bauen. Sie aber wollen nicht alles bauen, sondern etwas Einzigartiges. Einen Vertrieb mit dem Anspruch an maximale Effizienz. Holen Sie sich dafür ein einzigartiges CRM, das präzise nach Ihren Vorstellungen konfiguriert wird. Und warten Sie damit nicht zu lange, wenn Sie den Erfolgsweg maximaler Effizienz einschlagen wollen. Je früher Sie starten, desto eher klingelt Ihre Kasse. Hören Sie im Geiste schon den verlockenden Ton? Dann handeln Sie jetzt und lassen ihn alsbald real erklingen.

Besser skalieren durch Vertriebsreporting

Skalieren alleine reicht für langfristigen Vertriebserfolg nicht aus. Sie müssen dauerhaft dafür sorgen, dass alle Zahnräder ihrer Unternehmenssteuerung optimal ineinandergreifen und alle Prozesse flüssig und adäquat ablaufen. Zu diesem Zwecke überwachen Sie Ihre Verkaufsabteilung mit Vertriebsreporting und gewährleisten so ein permanent hohes Effizienzniveau.

Was sind die Voraussetzungen für Skalierbarkeit?

Finanzierung Investitionen nur am Anfang, Fixkosten werden niedrig gehalten.
Automatisierung Standardisierte Prozesse und ein hoher Automatisierungsgrad erhöhen die Effizienz.
Customer Centricity Da die Skalierbarkeit ihre Kapazitätsgrenzen gegen Null gehen lässt, können Sie sich vermehrt auf die Kundengewinnung konzentrieren.
Delegieren Zerteilen Sie Prozesse in kleine Schritte. Abläufe sollten nicht aus der Chefposition gemanaged, sondern auf viele Prozessschritte verteilt werden.
Risikominimierung Aufgrund der zurückhaltenden Kostenstrategie minimieren sich auch die allgemeinen Risiken für skalierbare Unternehmen.
Expansionsfähigkeit Skalierbare Unternehmen können ohne hohe Zusatzinvestitionen wachsen.

Skalieren ist gut, Reporting ist besser

Sie haben Ihren Vertrieb maximal optimiert? Haben die Abläufe standardisiert und für höchstmögliche Automatisierung gesorgt? Ihr Vertrieb wurde systematisiert und skaliert, die Erfolge zeigen sich bereits bei den Verkäufen und beim Umsatz? Dann sollten Sie nicht die Hände in den Schoß legen und darauf warten, dass Ihr Aufwand ganz von selbst weitere Früchte trägt. Sorgen Sie lieber durch regelmäßiges Vertriebsreporting für Permanenz. Denn ob Ihre Maßnahmen tatsächlich in allen Bereichen erfolgreich waren, sollten Sie nicht dem Zufall überlassen. Sondern immer wieder überprüfen. So detektieren Sie kleinste Fehlentwicklungen sofort und können für die entsprechende Gegensteuerung sorgen. Daraus entsteht eine dauerhafte Verbesserung Ihrer Vertriebsprozesse. Bleiben Sie niemals stehen, streben Sie stattdessen permanente Vertriebsprozessoptimierung an.

Gezieltes Vertriebsreporting hält Sie über folgende Aspekte auf dem Laufenden:

  • Das Kundenmanagement
  • Die Kundenzufriedenheit
  • Das Lead-Management
  • Die Vertriebsautomatisierung
  • Den Vertriebserfolg
  • Die Verkaufschancen
  • Die Potenziale für Cross-Selling und Upselling
  • Die Preisentwicklung
  • Die Vertriebsauslastung
  • Die Rentabilität

Aus den in den Vertriebsreports gesammelten Informationen ergeben sich wertvolle Steuerungsimpulse. Folgende Fragen werden dadurch beantwortet:

Welche KPIs gehören ins Vertriebsreporting?

Es gibt zahlreiche Kennzahlen, die man in Berichten berücksichtigen kann. Sie als Unternehmer wissen am besten, welche davon für Ihren Vertriebserfolg am relevantesten sind. Die Zusammenstellung dieser KPIs ist für Ihr Vertriebsreporting von herausragender Bedeutung. Denn damit legen Sie die Effizienz Ihres Berichtswesens fest.

Beispiele für wichtige Vertriebskennzahlen:

Pareto Prinzip

Dieses Prinzip besagt, dass Ihnen 20 Prozent der Kunden 80 Prozent Ihres Umsatzes einbringen. Es ist also von großer Bedeutung, diese besonders wichtigen Kunden zu kennen.

Break Even Point

Eine andere Bezeichnung für die Gewinnschwelle, ab der Ihre Kosten gedeckt sind. Erst ab diesem Punkt erwirtschaften Sie Gewinne.

Deckungsbeitrag pro Stück

Ein wichtiger Wert für Produktionsbetriebe. Man errechnet ihn aus dem Stückpreis, von dem die variablen Stückkosten abgezogen werden.

Return on Investment

Der ROI setzt den Gewinn ins Verhältnis zum Aufwand.

Auftragsreichweite

Dabei handelt es sich um eine Verkaufsprognose, die berechnet, wie weit im Voraus Ihr Vertrieb mit Aufträgen ausgelastet ist.

Vertriebsquote

Dieser Wert setzt die Vertriebsinvestitionen ins Verhältnis zum daraus erwirtschafteten Umsatz.

Stornoquote

Dieser KPI zählt die im Nachhinein stornierten Aufträge.

Abschlussquote

Diese Quote ermittelt, wie viele Abschlüsse aus den insgesamt unterbreiteten Angeboten hervorgehen. Die Kennzahl sagt viel über die Effizienz Ihres Vertriebs aus.

Schlagzahl

Dabei geht es um die Anzahl der Kontakte zu Kunden, also um den Grad der quantitativen Aktivität des Vertriebs.

Marktanteil

Dieser Wert beschreibt, wie sich Ihre Umsätze in Prozent zum Gesamtumsatz am Markt verhalten. Daraus lassen sich Rückschlüsse zu Chancen für eine Erweiterung der Marktanteile ziehen.

Vertriebsproduktivität

Die Kennzahl misst den Umsatz pro Vertriebsmitarbeiter.

Weitere interessante KPIs können beispielsweise der Neukundenanteil bei den aktuell akquirierten Aufträgen oder die Anzahl der Kundenkontakte pro Mitarbeiter sein. Auch die Umsätze nach Kundengruppen aufzuschlüsseln kann zu wichtigen Erkenntnissen führen.

Mit dem Vertriebsreporting verschaffen Sie sich also einen allgemeinen Überblick auf den Erfolg Ihrer Aktivitäten und die Effizienz einzelner Mitarbeiter in einem festgelegten Zeitraum. Darüber hinaus behalten Sie Ihr Kundenmanagement im Auge und verfolgen sowohl die Anzahl als auch die Qualität der vorgenommenen Kontaktmaßnahmen. Das Ziel der regelmäßigen Reports ist die Information der Vertriebsleitung über aktuelle Optimierungspotenziale und eventuelle Probleme. Daraus können sich neue Verkaufschancen und Möglichkeiten der Umsatzsteigerung ergeben. Die Reportfrequenz dient außerdem dem Vergleich von Vertriebsaktivitäten in den ausgewerteten Zeiträumen. So können Sie sich abzeichnende Entwicklungen frühzeitig erkennen und entweder gegensteuern oder beschleunigen.

Deshalb wird empfohlen, die Reports wöchentlich zu erstellen. So bleibt die Vertriebsleitung stets auf dem aktuellen Stand der Aktivitäten und deren Effekte. Sollte es an einem Punkt der Vertriebstätigkeit mal nicht mehr ganz rund laufen, wird das aufgrund der engen Taktung schnell erkannt.

Fazit

Die Kombination aus Skalierung und Automatisierung führt durch Überwachung im regelmäßigen Vertriebsreporting zu maximaler Effizienz. Vorausgesetzt, Sie wählen für die Umsetzung der geplanten Maßnahmen das richtige Tool. Klar, eine CRM-Software muss es sein, aber eben nicht irgendeine. Denn irgendeine der marktüblichen Lösungen haben wahrscheinlich auch alle Ihre Konkurrenten zur Verfügung. Maximale Effizienz können Sie jedoch mit Beliebigkeit nicht erreichen. Dafür brauchen Sie ein spezifisches Konzept auf der Basis individueller Programmierung. Damit machen Sie den Unterschied. Wenn Sie an Ihren Wettbewerbern vorbeiziehen wollen.

Wenn Sie Ihr Unternehmen skalieren, für intelligente Prozessautomatisierung sorgen und die Abläufe durch regelmäßiges Vertriebsreporting überwachen, können Sie Ihre Organisation effektiv steuern. Maximale Effizienz erreichen Sie aber erst, wenn Sie Ihre Maßnahmen auch sehr gezielt umsetzen. Das kann Ihnen aber nur durch perfekte Abstimmung auf Ihre individuelle Vertriebsumgebung gelingen. Denn jeder Vertrieb ist einzigartig in seinen Abläufen und Vorgehensweisen. Mit seinen besonderen Mitarbeitern. Ein handelsübliches CRM mag zum einen oder anderen Unternehmen gut passen. Kann sein. Oder auch nicht. Akribisches Vertriebsreporting haben Sie in Ihre alltäglichen Prozesse integriert, um nichts dem Zufall zu überlassen. Und das sollten Sie auch bei Ihrem CRM-System nicht tun. Warum auch?

Perfektionieren Sie Ihre Skalierungs- und Automatisierungsmaßnahmen mit dem ultimativen Umsetzungs-Tool. Informieren Sie sich, wie das geht. Sie werden erstaunt sein, was Sie mit Individualisierung für Ihre Vertriebseffizienz bewirken können.

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