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Vertriebskosten senken und zwar nachhaltig

Aktualisiert am 28. September 2022 von Muhammed Bagriacik

 

Zu hohe Vertriebskosten? Kaum gibt es ein Unternehmen, das von dieser Sorge nicht geplagt wird. Während einige sie als eine gigantische Herausforderung, die es durch gezielte Maßnahmen zu bewältigen gilt, wahrnehmen, sehen unzählige andere darin eine ernst zu nehmende Gefahr für ihren Fortbestand auf dem Markt. Die entscheidende Frage dabei lautet: Wie lassen sich die Kosten im Vertrieb nachhaltig senken? 

Eine einzige, allgemeingültige Antwort auf diese Frage gibt es leider nicht. Denn die Vertriebskosten sind ein komplexes Gefüge aus zahlreichen verschiedenen Kostenblöcken, die in Wechselbeziehung zueinander stehen und – je nach Branche, Sparte und Unternehmen – sich sehr unterschiedlich an der Entstehung der Gesamtkosten beteiligen. 

Die effektive Kostenreduzierung im Vertrieb erfordert eine holistische Betrachtungsweise sowie ein gewisses Maß an Weitsicht, damit Sie sich für die strategisch sinnvollen und zielführenden Schritte entscheiden und diese auf eine ressourcenschonende Art umsetzen können. Wie genau das funktioniert, zeigt Ihnen der vorliegende Beitrag.

Identifizierung der größten Kostenblöcke im Vertrieb

Welche Aktivitäten die höchsten Kosten im Vertrieb verursachen, hängt stark von gewissen Faktoren wie bspw. Ihrem Geschäftsmodell oder Ihrer jeweiligen Branche ab. Eine ebenso bedeutende Rolle spielt die Beschaffenheit des Verkaufsobjektes: Vertreiben Sie physische Produkte und Waren oder sind Sie der Anbieter von bestimmten Dienstleistungen und Services?

Als Beispiel sind die Ausgaben für den Kundenservice in einem Dienstleistungsunternehmen weitaus höher als in einem produzierenden Industriebetrieb. Deshalb besteht Ihre erste Aufgabe darin, anhand einer fundierten Vertriebskostenkalkulation die wichtigsten Kostenblöcke in Ihrem Unternehmen zu identifizieren.

Unterschied zwischen Ausgaben und Investitionen

Ein wesentlicher Grund, warum sich die meisten Maßnahmen zur Senkung der Vertriebskosten als unfruchtbar erweisen, ist das mangelnde Unterscheidungsvermögen zwischen Ausgaben und Investitionen. Hier ist enorme Sensibilität gefragt, denn wer bei Investitionen spart, versetzt unbewusst seiner eigenen Markt- und Wettbewerbsfähigkeit einen vernichtenden Schlag und wird folglich mit noch höheren Kosten rechnen müssen.

Für die erfolgreiche Reduzierung Ihrer Vertriebskosten ist es von signifikanter Bedeutung, dass sich Ihre Kostensenkungsmaßnahmen fast ausschließlich an Ausgaben richten und nicht an Investitionen.

➜ Ihr Mitbewerber liest folgenden Artikel:  Künstliche Intelligenz im Vertrieb: optional oder unerlässlich?

Der nachfolgenden Tabelle können Sie einige elementare Unterschiede zwischen einer Investition und einer Ausgabe entnehmen.

Investition Ausgabe
Wenn Sie eine Investition vornehmen,  erhalten Sie im Gegensatz etwas von  weitaus höherem Wert. Folglich bewegen Sie  sich im Plus-Bereich. Wenn Sie eine Ausgabe tätigen, erhalten Sie  entweder eine gleichwertige Leistung oder  eine geringere bzw. gar keine. Das Ergebnis  am Ende ist also im besten Fall null.
Bei einer Investition erhalten Sie Ihre  Belohnung vervielfacht, aber erst später. Bei einer Ausgabe erhalten Sie Ihre  
Belohnung, sofort und unverzüglich.
Investitionen sind Gewinne von  
Wiederkehrendem Charakter.
Ausgaben sind einmalige Transaktionen.
Investitionen führen auf langer Sicht zur Freiheit und Unabhängigkeit. Ausgaben berauben Sie Ihrer Freiheit.

Wie Sie sehen, sind Kosten nicht immer gleich Kosten. Bevor Sie sich also auf die Suche nach Einsparpotenziale im Vertrieb begeben, sollten Sie zunächst in diesem Sinne eine strenge Differenzierung vornehmen, um gravierenden Verlusten infolge selbstverursachter Umsatzrückgänge wirksam vorbeugen zu können.

Standardisierung und Automatisierung der Vertriebsprozesse

Haben Sie sich schon einmal die Frage gestellt, womit Ihre Vertriebler den Großteil ihrer kostbaren Arbeitszeit verbringen (müssen)? In vielen Unternehmen sind es alle möglichen administrativen sowie verwaltungstechnischen Tätigkeiten.

Kein Wunder, dass die wichtigsten Aufgaben eines Vertrieblers (wie bspw. Neukundenakquise, Auftragsgewinnung, Bestandskundenpflege und Umsatzgenerierung) unterdessen vollständig vernachlässigt wird.

Dadurch entsteht eine negative Abwärtsspirale. Die Umsätze gehen zurück, der Druck nimmt allmählich zu und die Geschäftsführung – besorgt und verzweifelt, wie sie ist – sucht nach Möglichkeiten zur Kostensenkung im Vertrieb.

Die meisten in der Verwaltung und Administration anfallenden Aktivitäten sind Zeitfresser. Je besser es Ihnen gelingt, Ihre Vertriebsmitarbeiter in diesen Bereichen zu entlasten,

  • desto fokussierter können sie sich ihren wesentlichen Aufgaben widmen,
  • desto mehr Umsatz wird Ihr Unternehmen erwirtschaften und
  • desto weniger Gedanken müssen Sie sich über das Senken der Vertriebskosten machen.

“A clever person solves a problem. A wise person avoids it.” — Albert Einstein

Dank moderner digitaler Technologien und KI-gesteuerter Vertriebssysteme ist es heutzutage möglich, die Mehrheit der Verwaltungsaufgaben zu automatisieren und um ein Vielfaches präziser durchzuführen als Menschen, denen hin und wieder aufgrund von Ungenauigkeit, Erschöpfung oder zu vielen Entscheidungen Flüchtigkeitsfehler passieren.

Nutzen Sie diese Werkzeuge, um alle wiederkehrenden Phasen und Schritte in Ihrem Vertriebsprozess zu standardisieren und ihnen einen automatisierten Ablauf zu verleihen

Wie eine gute Zusammenarbeit zur Kostenoptimierung im Vertrieb beiträgt

Ein weiterer wichtiger Faktor, um die Vertriebskosten in Ihrem Unternehmen zu reduzieren, besteht darin, dass die Mitarbeiter aus allen Abteilungen harmonisch, wie in einem Orchester, zusammenwirken. Natürlich ist es leichter gesagt als umgesetzt, jedoch lässt sich damit der Entstehung einer Vielzahl sinnfreier Kosten sogar im Vorfeld vorbeugen.

➜ Ihr Mitbewerber liest folgenden Artikel:  Einwandbehandlung - Methoden, Strategien und Beispiele

Alleine dadurch, dass Sie und Ihr Team sich in Richtung dieses Idealzustandes bemühen, schaffen Sie ein tragfähiges Fundament für nachhaltige Gewinnsteigerung und großartigen Vertriebserfolg.

Warum Sie sich Missverständnisse im Vertrieb nicht leisten können

Eine gute Zusammenarbeit ist ohne klare und transparente Kommunikation unvorstellbar. Denn falsche oder mangelnde Kommunikation schafft Nährboden für Missverständnisse, die wiederum zahlreiche destruktive Konsequenzen nach sich ziehen und erhebliche Kosten verursachen.

Dazu zählen bspw. das Entstehen und Eskalieren von Konflikten unter den Mitarbeitern aufgrund betriebsinterner Kommunikationsengpässe oder Reklamationen seitens unzufriedener Kunden, weil ihnen entscheidende Informationen bewusst oder unbewusst vorenthalten wurden.

Um Ihre Vertriebskosten nachhaltig zu senken, sollten Sie auf folgenden drei Ebenen eindeutige und vollständige Kommunikation sicherstellen:

  • Kommunikation zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden
  • Kommunikation der Mitarbeiter untereinander
  • Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Kunden

Achten Sie zudem auf Ihre Webpräsenz und fragen Sie sich, ob alle dort zugänglichen Auskünfte und Inhalte wirklich aktuell, gut verständlich und ausführlich genug sind.

Indem Sie die Qualität Ihrer Kommunikationsprozesse auf allen Vertriebskanälen kritisch analysieren und permanent im Blick behalten, werden Sie Ihre hohen Vertriebskosten erheblich reduzieren und sich von einer Vielzahl zeitraubender Gespräche befreien können.

Wie Sie durch die Förderung der Weiterbildung die Vertriebskosten senken können

Oberflächlich betrachtet sind Einzahlungen in die fachliche Fort- und Weiterbildung der Mitarbeiter ein weiterer schwerwiegender Kostenblock, dem die meisten Unternehmen lieber aus dem Weg gehen. Fakt ist jedoch, dass die Vertriebsmitarbeiter dem Unternehmen umso höhere Einnahmen einbringen, je besser sie ihr Handwerk beherrschen.

Dadurch, dass Sie sich an der Weiterentwicklung Ihrer Mitarbeiter finanziell beteiligen, investieren Sie definitiv in das Wachstum und den langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens.

Organic Marketing statt Paid Marketing

Organic Marketing umfasst alle Maßnahmen, bei denen Sie durch werthaltigen und suchmaschinenoptimierten Inhalten über die Zeit Ihre Zielkunden erreichen. Im Gegensatz zu Paid Marketing erfordert die organische Variante weniger Kosten und dafür mehr Energieeinsatz, was allerdings auf lange Sicht für beträchtliche Erhöhung der Sichtbarkeit und Reichweite sorgt.

Auf diese Weise erzeugen Sie ein Dominoeffekt und es entstehen viele Touchpoints, die das Vertrauen des Interessenten an das Unternehmen und damit auch seine Kaufbereitschaft immer weiter verstärken.

Die Erstellung und Produktion von zielgruppenorientiertem Content mag zwar enormen Zeit und Ressourcenaufwand bedeuten, für die dauerhafte Senkung der Vertriebskosten lohnt es sich jedoch, großzügige Investitionen in diesem Bereich vorzunehmen.

Mit jedem hochwertigen Beitrag, den Sie bezogen auf die konkreten Bedürfnisse Ihrer Kunden verfassen und veröffentlichen, bringen Sie einen “Verkäufer” zustande, der rund um die Uhr für Sie neue Leads generiert – selbst dann, wenn Sie sich im Schlaf befinden. Und das beste dabei ist, dass Sie diesen “Verkäufer” weder motivieren noch für seine unermüdliche Leistung bezahlen müssen.

Es gibt unzählige Wege (Blogartikel, Social Media Beiträge, Videos, Podcast etc.), wie Sie Ihrer Zielgruppe wertvollen Content als wirksame Lösung für ihre spezifischen Herausforderungen zur Verfügung stellen können.

Trotz all dieser Vorteile ist für die Unternehmen, die potenzielle Kunden fast ausschließlich über bezahlte Anzeigen erreichen, ein sofortiger Umstieg von Paid zu Organic Marketing nicht zu empfehlen.

Paid Marketing lässt sich hervorragend mit einem durch Bewegungssensoren gesteuerten Wasserhahn vergleichen, der nur solange Wasser spendet, wie Sie Ihre Hände darunter halten. Betrachten Sie es als eine vorübergehende, kurzfristige Lösung, bis Sie sich im organischen Bereich etabliert haben.

Qualitativ hochwertige Produkte als Maßnahme zur Kostensenkung

Investitionen in die fortwährende Entwicklung, Optimierung und Wertsteigerung Ihrer Produkte bzw. Dienstleistungen sind zweifelsohne notwendige Maßnahmen, welche die konstante Reduzierung Ihrer Vertriebskosten herbeiführen.

Indem Sie qualitativ hochwertige Produkte, Waren und Dienstleistungen anbieten, ziehen Sie auch zahlungskräftige Kunden an, die Qualität wertschätzen.

Auf der anderen Seite ist die Kombination aus „minderwertig“ und „kostengünstig“ auf Dauer zum Scheitern verurteilt. Da sich der Verkäufer mit einem solchen Produkt nicht identifizieren kann, sieht er sich dazu gezwungen, dem Kunden Versprechungen zu machen, die das Produkt nicht einhalten kann. Die unerwünschten Folgen sind hohe Ausgaben begünstigt durch unterschiedliche Faktoren wie bspw.

  • enttäuschte und unzufriedene Kunden
  • Reparaturkosten
  • Ersatzkosten
  • Reklamationen
  • schlechte Bewertungen
  • Abbau von Vertrauen
  • Schädigung der Reputation
  • Verlust von Umsätzen
  • demotivierte Mitarbeiter

Wo sehen Ihre Mitarbeiter Potenziale für die Kostenreduzierung im Vertrieb?

Wenn Sie die Kosten im Vertrieb senken wollen, ohne dass die Zufriedenheit Ihrer Kunden oder die Produktivität Ihrer Mitarbeiter darunter leiden, müssen Sie sich wohlüberlegter Strategien bedienen.

Eine effektive Methode besteht darin, dass Sie Ihren Vertriebsmitarbeitern Teilnahme an der Entscheidung für die passenden Kostenreduzierungsmaßnahmen ermöglichen, bevor Sie diese ergreifen.

Die Rücksichtnahme auf die Vorschläge und Empfehlungen seitens der Mitarbeiter hat zudem den Vorteil, dass die Umsetzung der Maßnahmen nachher viel leichter gelingt, weil niemand sich dagegen wehrt.

Noch mehr praktische Tipps für die Senkung der Vertriebskosten

  • Werden Sie sich den vielen kleinen, leicht vermeidbaren Ausgaben im Betriebsalltag bewusst, die in Summe hohe Kostenblöcke verursachen, und sensibilisieren Sie auch Ihre Mitarbeiter diesbezüglich.
  • Steigern Sie die Digitalisierung in Ihren Vertriebsprozessen und profitieren Sie von der Nutzung fortgeschrittener Technologien.
  • Behalten Sie die Marktentwicklung und das sich ständig verändernde Kaufverhalten der Kunden im Blick, damit Sie Ihre Vertriebs- und Marketingstrategien entsprechend anpassen können.
  • Schaffen Sie eine weitestgehend ablenkungsfreie Betriebsatmosphäre, sodass Ihre Vertriebsmitarbeiter fokussierter und produktiver arbeiten können.
  • Denken Sie stets an das wichtigste Ziel der Kostenreduzierung im Vertrieb: weniger Ausgaben, mehr Investitionen.

Folgende Marktführer setzen auf 10XCRM

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Online-Marketing-Experte & Coach. GF WeBuildBrands & Nick Geringer GmbH