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Mit CRM und KI werden Akquise Anschreiben zum Erfolg

Aktualisiert am 30. April 2024 von Muhammed Bagriacik

Für gute Akquise Anschreiben gibt es kein Schema F. Denn je nach Zielsetzung, Branche und Produkt oder Dienstleistung gibt es bezüglich der Kundenansprache sehr unterschiedliche Anforderungen. Dennoch funktionieren solche Anschreiben nach einem gewissen Bauplan, man kann sich also an einem Gerüst orientieren, das den Aufbau, die Form und das Layout vorgibt. Die angestrebte Wirkung ergibt sich jedoch aus der Formulierung des Textes, der optimal auf die Zielgruppe zugeschnitten sein sollte.

Bei der Verfassung von Akquise Mails begibt man sich immer auf eine gewisse Gratwanderung. Einerseits möchte man sich aus dem überfluteten Postfach hervorheben, mit dem potenzielle Kunden täglich konfrontiert werden. Andererseits sollte man sich an eine Struktur halten, die das Akquise Anschreiben auf den ersten Blick als solches erkennen lässt. Denn das Aussortieren geschieht angesichts der Menge an Mails schnell. Potenzielle Interessenten könnten Ihr Anschreiben also leicht übersehen, wenn es nicht klar erkenntlich ist.

Selbstverständlich können Sie Akquise Anschreiben aber auch per Post versenden. Der Aufwand und die Kosten sind in diesem Fall wesentlich größer, was sich höchstens bei besonderen Gelegenheiten lohnt. Sie heben sich dadurch von der Masse an Mails ab und können auch in Sachen Gestaltung einen Wow-Effekt erreichen. Wenn es einen außergewöhnlichen Anlass gibt, wie beispielsweise ein Jubiläum, kann sich der Aufwand einer postalischen Akquise also durchaus lohnen. Mailaktionen bringen jedoch gegenüber dem Postversand den eindeutigen Vorteil der detailliert möglichen Erfolgsüberprüfung mit sich.

Wie wollen Kunden kontaktiert werden?

Diese Frage stellte das RAIN Group Center for Sales Research bei einer aktuellen Untersuchung. Ziel der Umfrage war herauszufinden, wie Unternehmen bei ihren Akquisebemühungen zu den Top-Entscheidern durchdringen können. Das Fazit der Forscher: 80 Prozent der Befragten wünschen sich, beim ersten Kontakt per Mail angeschrieben zu werden. Interessante Zahl, aber das heißt natürlich noch lange nicht, dass auch alle Akquise Mails tatsächlich geöffnet werden. Wie also schafft man es, die Aufmerksamkeit der Empfänger zu erregen? Und wie erreicht man die Weiterleitung an den verantwortlichen Entscheider? Dazu braucht es ein wirklich überzeugendes Akquise Anschreiben.

Das Akquise Anschreiben als Terminvorbereitung

Mailing Aktionen sind häufig das Mittel der Wahl bei der Lead Generierung. Das kann aber natürlich nur der erste Schritt sein. Denn ein Akquise Anschreiben ist ja letztendlich nichts anderes als ein Verkaufsbrief. Im letzten Schritt will man damit also einen Abschluss erreichen. Und genau dieses Ziel sollte man bereits bei der Formulierung des Anschreibens im Hinterkopf haben. Es aber gleichzeitig nicht zu offensichtlich in den Vordergrund stellen. Der große Vorteil beim Schreiben ist, dass man dafür Zeit hat und nicht spontan reagieren muss, wie beispielsweise am Telefon.

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Auf dem Weg zum Termin für das Verkaufsgespräch geht man am besten Schritt für Schritt vor:

  • Ein Mailkontakt lässt auch dem Empfänger Zeit zur Reaktion. Einen Kaltakquise Anruf empfinden viele Kunden als eine Art Überfall, während E-Mails ihnen Raum geben, sich zunächst mit dem Angebot zu beschäftigen.
  • Kommt es danach zum Gespräch, weiß der Verkäufer schon, dass ein gewisses Interesse besteht. Der Kunde kann gleich mit seinen Fragen auf ihn zukommen, da er ja bereits weiß, worum es geht.
  • Das Telefonat im Anschluss an das Akquise Anschreiben ist fest terminiert, sodass der Angerufene sich nicht überfallen fühlt.

Im Vergleich zu einem unangekündigten Akquise Anruf bringt dieses Gespräch ungleich höhere Verkaufschancen mit sich.

Weitere Vorteile der schriftlichen Akquise:

  • E-Mails zu verfassen ist nur mit geringem Aufwand verbunden.
  • Der Kunde wird nicht im unpassenden Moment gestört und kann sich das Angebot in Ruhe ansehen.
  • Eine Mailaktion ist kostengünstig.
  • Ein informatives Akquise Anschreiben ist die optimale Vorbereitung auf ein Gespräch.

Diese Art der Kontaktaufnahme spart sowohl dem Kunden als auch dem Verkäufer Zeit. Der Vertriebsmitarbeiter muss nicht mehrfach anrufen, weil er seinen Ansprechpartner nicht erreicht. Er kann erste Informationen kurz und knapp zur Verfügung stellen, ohne am Telefon lange Erklärungen abgeben zu müssen. Der Kunde kann sich die Zeit nehmen, eine für ihn interessante Angebotsmail zu lesen, wenn er einen ruhigen Moment hat. Er muss sich nicht zwischen Tür und Angel damit auseinandersetzen.

Das Wichtigste in Kurzform

Ein Akquise Anschreiben soll die wichtigsten Punkte zum Angebot enthalten. Es soll übersichtlich gegliedert sein und in Kurzform zusammenfassen, was man dem Kunden mitteilen möchte. Bei diesem ersten Anschreiben handelt es sich um eine Vorabinformation, die im späteren Kontakt ergänzt werden soll. Eigentlich um ein Appetithäppchen, das Lust aufs gesamte Mahl machen soll.

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Stellen Sie sich vor, Sie werden zum Essen eingeladen. Der Gastgeber reicht zu Beginn einen Aperitif, der von kleinen Amuse Gueles untermalt wird. Also von appetitanregenden Petitessen, welche die Geschmacksnerven auf den kommenden Genuss vorbereiten sollen. So ähnlich könnte auch Ihre Akquise Mail funktionieren. Wenn das Appetithäppchen sehr lecker schmeckt, macht es Lust auf weitere Köstlichkeiten. Und wenn Ihre Message einen echten Anreiz enthält, will der Kunde mehr über Ihr Angebot wissen.

Und so servieren Sie Ihren Kunden die anregenden Häppchen:

Der Betreff

Wenn Sie es schaffen, einen wirklich aussagekräftigen Betreff zu formulieren, haben Sie dem Kunden das erste Appetithäppchen schon schmackhaft gemacht. Denn in der Überschrift wird das Interesse des Lesers geweckt, wenn diese ihm Relevanz verspricht. Die Betreffzeile sollte in wenigen Worten den Inhalt der Mail anreißen und damit die Neugier des Empfängers elektrisieren.

Der Einstiegssatz

Der erste Satz im Akquise Anschreiben zieht den Leser entweder in den Text hinein oder lässt ihn die Mail gleich wieder schließen. Sie können der Grußformel einen Satz voranstellen, den Sie hervorheben möchten. Seien Sie dabei kreativ. Sie könnten beispielsweise ein Zitat des Empfängers erfinden, dass er aussprechen würde, nachdem das im Anschreiben angebotene Projekt erfolgreich abgeschlossen wäre. Das wird seine Aufmerksamkeit bestimmt erregen.

Die Relevanz

In den nächsten Sätzen geht es allein um Relevanz. Mit diesem Absatz müssen Sie es schaffen, dem Kunden seinen Mehrwert und seinen Nutzen vor Augen zu führen, den das Angebot für ihn darstellt. Das geht beispielsweise mit Storytelling oder mit Testimonials. Zahlen und Fakten können an dieser Stelle überzeugen, wenn sie glaubhaft wirken. Gehen Sie, wenn möglich, auf bekannte Pain Points ein, die Ihr Angebot dem Kunden nehmen würde. Sie können diese Passage als eine Art Elevator Pitch betrachten.

Der Hinweis auf weitere Informationen

Da es hier um ein möglichst knapp gehaltenes Anschreiben geht, sollten Sie den Kunden auf weitere Informationsquellen hinweisen. So kann er sich tiefer mit der Materie beschäftigen, falls daran Interesse bestehen sollte. Verweisen Sie ihn dazu auf Ihre Website oder auf einen relevanten Blogbeitrag.

Der Schluss

Zum Schluss können Sie Ihrer Mail noch einen Terminvorschlag hintanstellen. Keinesfalls fehlen darf hier ein Call to Action. Auch eine abschließende Frage ist möglich.

Das Postskriptum

Unter Ihrem Akquise Anschreiben sollte immer ein P.S. stehen. Warum? Weil es bekannt ist, wie die Blicke der Leser eine Mail scannen. Zuerst fällt ihnen der Absender ins Auge, danach wandert der Blick zum Betreff. Im nächsten Schritt widmet sich der Empfänger dem Postskriptum, bevor er dann den gesamten Text liest. Vorausgesetzt, Betreffzeile und P.S. haben es geschafft, ihn dazu anzuregen.

 

Vermeiden Sie diese Fehler

Das Schreiben hat im Gegensatz zum Sprechen den entscheidenden Vorteil, dass Fehler vor dem Abschicken korrigiert werden können. Einmal gesagte Worte können Sie nicht mehr zurücknehmen, Fehler im Anschreiben aber noch ausmerzen, bevor der Kunde die Mail zu sehen bekommt. Deshalb sollten Sie akribisch auf Korrektheit achten.

#1 Rechtschreibfehler

Sie können davon ausgehen, dass die meisten Menschen Rechtschreibfehler gar nicht erst bemerken. Das sollten Sie aber nicht tun. Denn unkorrekte Rechtschreibung wirkt nicht sehr seriös, wenn sie eben doch bemerkt wird. Verlassen Sie sich also lieber nicht auf die Unkenntnis Ihrer Mailempfänger. Achten Sie auf korrekte Schreibweisen, Grammatik und guten Stil. Wenn Sie selbst in diesen Dingen nicht perfekt sind, lassen Sie jemanden Ihr Akquise Anschreiben korrigieren, der sich darauf versteht.

#2 Korrekte Anrede

Achten Sie vor allem darauf, dass der Name des Empfängers richtig geschrieben ist. Auch der Firmenname, seine Abteilung und die Position, welche er aktuell bekleidet, sollten korrekt sein. Es macht keinen guten Eindruck, wenn sich an dieser Stelle Fehler einschleichen.

#3 Perfekte Formatierung

Das Layout des Anschreibens sollte einen stimmigen Eindruck machen. Achten Sie darauf, dass Schrift und Größe einheitlich aussehen. Sie sollten sich ein strukturiertes Designkonzept zurechtlegen, das zwar ins Auge fällt, aber nicht durch Farben und verschiedene Schriftarten und -größen zum chaotischen Anblick verkommt.

#4 Dezente Ansprache

Natürlich handelt es sich um eine Verkaufsansprache, doch ‚Verkäufersprech‘ ist hier fehl am Platze. Sie sollten Ihre Mail nicht wie Werbung schreiben, sondern sie eher wie einen Informationsbrief klingen lassen. Sie fordern den Kunden zur Aktion auf, sollten ihm dabei aber niemals das Gefühl vermitteln, er werde zu irgendetwas gedrängt. Sobald ein Akquise Anschreiben aufdringlich wirkt, wird der Leser die Mail ärgerlich schließen und wahrscheinlich umgehend löschen.

#5 Bitte keine Massenpost

Mit Ihrer Mailingaktion wollen Sie möglichst viele Kundenkontakte knüpfen, es sollte dabei aber nicht allein um Quantität gehen. Gruppieren Sie Ihre Kontaktanfragen sinnvoll und schicken Sie nicht ein und dieselbe Mail an alle Kunden. Wenn Sie über ein intelligentes CRM-System verfügen, ist das überhaupt kein Problem. Damit können Sie Ihre Akquise Anschreiben genau an die richtigen Ansprechpartner adressieren. Wenn Sie Ihre Verkaufschancen optimal nutzen wollen, schreiben Sie mehrere unterschiedliche Mails an verschiedene Kundengruppen und stimmen Sie den Inhalt präzise auf die Bedürfnisse des jeweiligen Empfängerkreises ab.

Beispiel für ein gelungenes Akquise Anschreiben

Nehmen wir an, ein Softwareentwickler möchte sein CRM-System mit KI-Unterstützung und Automatisierungsmöglichkeiten bewerben. Der Ansprechpartner soll Karl Kunde heißen.

Betreff: Mehr Leads in Käufer verwandeln mit KI

Welcher Vertrieb will das nicht? So oder ähnlich wecken Sie das Interesse des Kunden an Ihrem Produkt. Indem Sie seinen Vorteil in den Vordergrund stellen.

Zitat Karl Kunde: Bisher blieben in unserer Vertriebsabteilung immer wieder generierte Leads in der Pipeline stecken. Seit wir die Software ABC einsetzen, ist das kein einziges Mal mehr passiert.

Dieses erfundene Zitat versehen Sie mit einem Datum, das nach der Versendung des Anschreibens liegt. Als wenn Karl Kunde Ihr Angebot angenommen und nach Abschluss des Projekts ein Feedback abgegeben hätte. Damit erregen Sie seine Aufmerksamkeit und stellen gleichzeitig eine Problemlösung in den Raum.

Sehr geehrter Herr Karl Kunde,

als Vertriebsprofis kennen wir das Problem: Leads zu generieren ist nur eine Seite der Medaille, diese auch in Käufer zu verwandeln eine viel größere Herausforderung. Unser CRM-System ABC nimmt diese Herausforderung mit KI-Unterstützung an. Dank intelligenter Automatisierungsmechanismen bleibt kein Lead mehr in der Pipeline stecken.

Für die Optimierung Ihres Vertriebserfolgs setzen wir auf Individualität. Unsere Software wird punktgenau auf die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten. Wir bieten Ihnen eine perfekt individualisierte Automatisierungs-Workflow-Plattform als Vertriebsbooster an.

Informieren Sie sich online auf ABC (Website) oder lesen Sie den Blogartikel ‚ÜberABC‘ (Link).

Interessiert an mehr Vertriebserfolg? Dann rufen Sie uns an und vereinbaren Sie einen Demotermin. Gerne können Sie am 01.01.1001 um 10.00 Uhr mit unserem Herrn Veit Verkäufer einen Beratungstermin wahrnehmen. Er hat dann Zeit für Sie und erläutert Ihnen die Möglichkeiten von ABC.

Mit herzlichen Grüßen,

Gut, wenn Sie die Pain Points Ihrer Zielgruppe schon kennen. Denn dann können Sie direkt darauf eingehen und Lösungswege aufzeigen.

P.S.: Ein CRM-System kann viel mehr sein als nur eine Kundendatenbank. Holen Sie das Maximum aus der Investition in Ihre Software heraus.

Wahrscheinlich haben die meisten Unternehmen bereits ein CRM-System im Einsatz. Hier deuten Sie an, dass viele damit unter ihren Möglichkeiten bleiben. Und wer will das schon?

Tipps für nachher

Ob Sie sich im Direktmarketing auf den Endkunden konzentrieren oder neue Geschäftspartner finden möchten, Akquise Anschreiben funktionieren als Vertriebsansprache immer gut. Der Verkaufserfolg hängt allerdings nicht nur von der Mailaktion selbst, sondern auch von der Nachbearbeitung ab.

  • Lead Generierung ist nur der erste Schritt, Lead Qualifizierung und Lead Nurturing müssen auf dem Fuße folgen.
  • Mit dem Nachfassen dürfen Sie nicht allzu lange warten, denn beim Follow-up kommt es maßgeblich auf die Geschwindigkeit an. Eine US-Studie hat herausgefunden, wie kurz das Leben von Leads ist.
  • Jemand hat auf Ihr Mailing reagiert? Je schneller Sie Anfragen bearbeiten, desto höher die Verkaufschancen.

Wenn Sie mit einer Mailaktion Ihren Umsatz steigern wollen, reicht es nicht aus, die Empfänger nur anzusprechen. Auf das Mailing müssen umgehend weitere Maßnahmen der Verkaufsförderung folgen. Wenn Sie es geschafft haben, das Kundeninteresse zu wecken, dürfen Sie den Fisch nicht so einfach wieder von der Angel lassen. Sonst geht es Ihnen wie dem Kunden mit handelsüblichem CRM-System, der nicht das Maximum aus seiner Investition herausgeholt hat. Lassen Sie das mit Ihren Verkaufsaktivitäten nicht passieren.

Fazit

Um Ihr Akquise Anschreiben zum Verkaufserfolg zu machen, müssen Sie es vor allem punktgenau auf die Zielgruppe zuschneiden. Adressieren Sie auf keinen Fall sämtliche Kunden aus Ihrer Datenbank auf einmal, sortieren Sie vor und gruppieren Sie die Empfänger Ihrer Mailaktionen. So fühlt sich jeder persönlich angesprochen und bekommt garantiert ein Angebot, das zu seinen Bedürfnissen passt. Und die Relevanz des Angebots entscheidet darüber, ob die Mail gelesen wird und dann auch beim verantwortlichen Ansprechpartner landet. Und darin besteht auch die eigentliche Herausforderung einer solchen Aktion.

Gelingt dies, ist das Anschreiben eine ideale Gesprächsvorbereitung für beide Seiten. Der Kunde weiß bereits, worum es geht, und kann gezielte Fragen vorbringen. Der Verkäufer wiederum hat einen wirklich interessierten Ansprechpartner vor sich und kann entsprechend agieren. In der Mail wurden schon die wichtigsten Informationen in Kurzform übermittelt, der Vertriebsmitarbeiter kann nun mit weitergehenden Erklärungen daran anknüpfen.

Es ist also deutlich geworden, dass intelligente Mailaktionen technologische Unterstützung brauchen. Wollen Sie Ihre Akquise Anschreiben von jetzt an immer in Verkaufserfolge verwandeln, dann informieren Sie sich über die Möglichkeiten der künstlichen Intelligenz. Ein CRM-System mit Automatisierungsmöglichkeiten boostet Ihre Akquisetätigkeit zum absoluten Maximum.

Überzeugen Sie sich selbst von unserer KI, Follow-Up und Leadverwertungsprozessen. Melden Sie sich an und erleben Sie die Qualität und Effizienz unseres Systems direkt.